Отчёт по практике на тему Информационные системы и программирование

Содержание:

Введение. 3

1 Анализ деятельности городского архива. 4

1.1 Описание услуг архива. 4

1.2 Описание организационной структуры.. 4

2 Обоснование необходимости разработки информационной
системы для городского архива. 9

3 Описание реализации информационной системы.. 12

3.1 Описание среды разработки. 12

3.2 Структура информационной системы.. 14

3.3 Контрольный пример работы информационной системы.. 15

Заключение. 19

Список использованных источников. 20

Введение:

Автоматизация
документооборота имеет ряд преимуществ. Во-первых, информация должна быть
обработана как можно качественнее и быстрее, так как информационные потоки
являются не менее важными, чем материальные. Во-вторых, если информация будет
утеряна или ее используют посторонние люди, это может привести к потери очень
важных данных, не даст возможность восстановить полную информацию или поставит
под сомнение различные факты, которые происходили ранее.

Актуальным
применение электронного документооборота является для отделов, которые
обрабатывают большие объемы информации, хранят их и предоставляют по запросу
пользователя (гражданина). Работа администрации города характеризуется
предоставлением различных услуг населению – выдача документов, решение вопросов
по земельным участкам и строениям, предоставление административных услуг,
ведение архива. Предметом исследования в данной работе является городской архив
в составе Управления делами Администрации города Благовещенск. Работа архива
направлена на сбор, хранение и представление информации, которая отражает
историю того или иного города, района, области, страны, сопровождается
обработкой большого количества информации, различных сведений, событии и
данных.

Целью
данной работы является разработка информационной базы для городского архива с
использованием платформы 1С.

Задачи
работы:

- представить описание деятельности городского архива;

- определить необходимость создания информационной системы;

- описание среды разработки;

- контрольный пример работы информационной системы.

Заключение:

Разработанная
система отдела городского архива в составе Управления делами Администрации
города Благовещенск выполняет следующие
функции:

-
упорядочивает
и ускоряет процесс документооборота при приеме документа в архив и при обращении
граждан на получение услуг городского архива;

-
формирует
шаблонную информацию при формировании заявки на поставку услуг, с добавлением
необходимых данных о клиенте и его дополнительных пожеланиях, а также при
передаче документа в архив с добавлением данных по поступившему документу, с
указанием периода, ФИО гражданина, к которому данный документ относится, его
описанием;

-
автоматизирует
процесс передачи документа в архив, на основании документа происходит
добавление соответствующие данных в базу данных;

-
автоматизированный
расчет стоимости услуг, которые оказывает архив;

-
обеспечивает
хранение всех описей документов в электронном виде с указанием места хранения
документа (дела);

-
обеспечивает
быструю обработку запроса клиента за счет организованной базы данных и
формирования запросов, позволяющих извлекать необходимые данные;

-
получение
отчетов по работе каждого отдела и городского архива [6,7].

Главное преимущество, которое дает переход к автоматизированному ведению
базы данных – это быстрый поиск необходимых сведений, предоставление их в
удобной форме и формирование статической информации для анализа работы отдела
городского архива [2].

Фрагмент текста работы:

1 Анализ деятельности городского архива 1.1 Описание услуг архива Отдел городского архива находится по адресу
Амурская область, г. Благовещенск, ул. Ленина, 42.

Основные
виды деятельности организации:

1.
Прием документации в архив;

2.
Опись документов перед размещением в архивном фонде;

3.
Хранение архивной информации;

4.
Прием граждан и выдача по их запросам следующей информации:

– выдача различных
выписок и справок по архивам;

– копий имущественного
характера,

– трудовых отношений
(подтверждение стажа и заработной платы),

– подтверждение
рождения, смерти или заключения брака по церковным метрическим книгам и книгам
записей актов гражданского состояния.

Цели
и задачи организации:

– качественное
обслуживание граждан;

– уменьшение времени на
прием и оформление документов, которые сдаются в архив;

– обеспечение
целостности хранения и минимизация потери важных документов;

– улучшение условий
труда для работников архива. 1.2 Описание организационной структуры Организационная структура представляет собой
взаимосвязь подразделений предприятия, которая отображает каким образом
осуществляется распределение управленческих задач, какие должностные функции
или обязанности возложены на те или иные подразделения или структуры.