Реферат на тему Значение и роль специальных систем документации в деятельности современных организаций и органов власти

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2
1. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ 3
1.1 Классификация систем документации 5
2 ФУНКЦИИ СПЕЦИАЛЬНОЙ СИТСЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ 9
2.2 Значение и роль специальных систем документации 11
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 16

Введение:

Жизнедеятельность любой компании, учреждения, предприятия происходит с применением огромного количества документов, неизменно связанных между собой, образовывая системы документации, которые применяются в одной из многочисленных областей деятельности. Сортировка зафиксированных сведений очень значима для выполнения определенных задач. Именно она стала платформой функционирования систем документации нашей страны. Вся структура документов любой отрасли, компании, которая функционирует в определенной среде, это сложная система, состоящая из множества уровней. Все уровни содержат разнообразные элементы, которые в свою очередь градируются в виде самостоятельных частей всей системы документации по отношению к их функциональным значениям.
Существует огромное множество систем документации с различными характерными признаками. В настоящее время в связи с автоматизированием управленческой деятельности применяются унифицированные системы документации. Понятие, функции, структуры этих систем регулируются государственными стандартами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Документирование какого либо факта, события, действия является отдельным документом. Сам по себе документ является многообразной системой сведений. В независимости от особенностей, содержащихся в нём данных, представляет собой частицу более крупной документной системы.
Документ, как носитель сведений, определяется в качестве обязательного элемента всей структуры любой компании, фирмы, гарантируя взаимодействие ее частей. Информация, сведения служат предпосылками для принятия управленческих решений, являются свидетельством их реализации и источниками для обобщений

Заключение:

Руководители предприятия несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков.
Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации.
Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности.

Фрагмент текста работы:

1. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Единство документов, которые плотно между собой связаны, используются в определенной сфере жизнедеятельности и рассматриваются систему документации. Эта целостность определяет весь комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражают:
- характер работы опреде¬ленной сферы управления;
- направления функций элементов руководства;
- нахождение компании или учреждения в общей структуре государственных органов.
В специальных системах документации выражается специфика работы всей системы управления, и используются они для реализации отдельных различных задач.
В отраслевых системах документации просматривается производственная деятельность, свойственная какой либо отрасли хозяйства: образования, машиностроения и т.д. Таких систем столько, сколько существует отраслей. Причем, их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается.
Система документации – единица независимая, ее создание и реализация определены историческими этапами жизни страны. В процессе становления управленческих функций государства многие документы получают совершенно новое назначение и важность. В результате постоянного преобразования специализации управления в различных отраслях и ведомствах, постепенно из единой системы документации отделились специальные системы, предназначенные для особых процессов и отраслей.
Так же можно отметить, что системе документации характерно постоянное развитие.
1.1 Классификация систем документации

Любой документ характеризуется различными предназначениями, цели которых важно при его создании, для его классификации и изучения его необходимости в определенной социальной структуре или экономической сфере. Документ имеет множество предназначений, так как служит для выполнения различных задач, которые с течением времени меняют свое преобладающее значение. Функции бывают общими и специальными. (Рисунок 1)
Функциональные системы документации относятся абсолютно ко всем органам управления. Данной системе принадлежат организационно-распорядительные, финансовые, отчетно-статистические документы.
Системы отраслевые характеризуются документами, которые касаются деятельности органов власти.
По уровням управления достаточно трудно разграничить подсистемы, так они тесно взаимосвязаны.
Можно дать определение классификации систем документации, которая в делопроизводстве разных учреждений разная:
- обозначают структуру, цели, функции учреждения, направление деятельности, права, обязанности и ответственность сотрудников предприятия, организационные документы;
- определяют регламент текущей деятельности, которая осуществляется в законодательных рамках, распорядительные документы ;
- плановые документы устанавливают стратегические цели деятельности, последовательность планируемых мероприятий в определенном объеме и намеченные сроки, а так же ответственных исполнителей;
- отчетно-статистические документы, содержащие упорядоченную выборку сведений из первичных документов (например, оперативных) или упорядоченную выборку экспертных оценок, результаты обработки этих сведений с целью анализа функционирования;
- документы, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем, то есть кадровые;
- бухгалтерская документация.
В процессе функционирования руководству компании приходится опираться не только на нормы действующего законодательства, но и документы, создаваемыми им самим. Вот эти документы и называются организационно-распорядительными. Они занимают главенствующее место среди огромного разнообразия документов любых учреждений и организаций.