Содержание:

Введение. 1

1. Виды машиночитаемых и аудиовизуальных документов. 1

2. Учета машиночитаемых и аудиовизуальных документов, состав фиксируемых сведений. 1

Заключение. 1

Список использованных источников. 1

Введение:

Сегодня существует много разных способов представить информацию. Многие из этих методов включают в себя различные аудиовизуальные и мультимедийные компоненты. Презентация отчета, учебная программа, анимационная реклама, виртуальное путешествие по зданию или вокруг него - вот небольшой список мультимедийных средств передачи данных.

Диапазон аудиовизуальных инструментов, используемых для этого, очень широк - компьютерная 2D и 3D графика, фотография, анимация, видео, музыка, звук, специальные звуковые эффекты и т. д. Индивидуальные презентации для Интернета становятся все более заметными, что отражается на корпоративных сайтах ведущих компаний в различных областях.

Мультимедиа - это современная компьютерная информационная технология, которая позволяет объединять различные компоненты аудиовизуальных документов в единую информационную среду. В настоящее время это одна из самых перспективных и популярных областей компьютерных наук, целью которой является создание продукта, сочетающего синтез изображений, текста и данных с интерактивным звуком, видео, анимацией и другими звуковыми и визуальными эффектами.

Подобные документы требуют отдельной формы учета и правильности выдачи таких документов пользователю.

Этим и выражена актуальность рассматриваемой темы, а именно особенности учета машиночитаемых и аудиовизуальных документов, состав фиксируемых сведений.

Заключение:

Анализируя материал, изложенный в работе, можно сделать ряд выводов.

На сегодняшний день аудиовизуальные документы играют огромную роль и современное общество не мыслит своего существования без звукозаписи, кинематографа и телевидения, как массовых коммуникативных средств общения, политическая, социальная, культурная и историческая ценность которых неоспорима. Помимо этого необходимо учитывать значимость влияния аудиовизуальной информации на общественное мнение, её роль в популяризации информационных процессов.

Из вышесказанного вытекает ряд проблем, связанных с учетом и хранением таких документов:

− трудности в соблюдении условий хранения технотронных документов, в связи с их спецификой;

− для работы с технотронными документами требуется обучение сотрудников;

− технотронные документы недолговечные, ломкие;

− для разных организаций (в зависимости от организационно-правовой формы, видового состава хранимых документов, сроков хранения) условия обеспечения сохранности будут разные, то есть следует рассматривать отдельно конкретную ситуацию.

Условия хранения технотронных документов специфичны, особенно сложно соблюдать световой и температурно-влажностные режимы для каждого отдельного вида документов, однако на практике это осуществляется очень редко из-за нехватки средств, незнания или нежелания руководства организации вкладывать денежные ресурсы в архивное хранение документов. Проблемы возникают также вследствие нехватки опыта работы с электронными документами. В России он составляет всего около 20 лет.

Появляются сложности и с правовыми аспектами: право владения, интеллектуальной собственности, защита от несанкционированного доступа, авторское право, защита персональных данных. В России лишь некоторые из организаций имеют подобие архива электронных документов. В нашей стране только начинается рассмотрение возможности комплектования электронными документами на постоянной основе.

Для решения проблем хранения и учета таких документов необходимо:

− выделять дополнительные средства на архивное оборудование, покупку предметов и документов;

− уделить внимание соблюдению санитарно-гигиенических условий (проведение проверок).

Фрагмент текста работы:

1. Виды машиночитаемых и аудиовизуальных документов

Машиночитаемый документ (МЧД) - это документ, который имеет свойство автоматического считывания информации, которая размещена на этом документе. Формирование МЧД осуществляется с помощью компьютерных технологий при использовании машинных носителей разных видов: гибких магнитных дисков, магнитных лент, магнитооптических дисков и т. д. В форме МЧД обычно осуществляется хранение такой информации как,  программы для информационных технологий, документация и данных, полученные в результате программных обработок.

МЧД может состоять из одного или нескольких файлов, логически и информационных взаимосвязанных. МЧД можно разместить на один или несколько машинных носителей. Несколько машинных документов могут быть размещены  на одном машинном носителе.

Для машиночитаемых документов и машинограмм разработан комплекс обязательных реквизитов и порядок их размещения. В состав обязательных реквизитов включены:

- код документа;

- наименование организации, которая создала документ;

- местонахождение организации, которая создала документ или почтовый адрес;

- код формы документа;

- название документа;

- дата изготовления документа;

- код лица, которое является ответственным за правильность подготовки документа (ГОСТ 6.10.4-84) [2].

Код и наименование организации - создателя машиночитаемого документа или машинограмм определяются с помощью классификатора предприятий и организаций. Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть указан в следующем виде: код населенного пункта, где находится организация - создатель машиночитаемого документа или машинограммы в соответствии с классификатором обозначений объектов административно-территориального деления и наименование населенного пункта.

Код и название формы документа должны быть зарегистрированы в соответствии с действующими классификациями документов управления.

Аудиовизуальные документы играют важную роль в различных областях человеческой деятельности. Документирование коллекций источников и экспонатов в библиотеках, музеях и архивах, их каталогизация и научное описание, автоматизация процессов поиска и хранения, хранение информации о местонахождении источников, справочной информации, организация работы ученых, не имеющих документов, кроме электронных копий и т. д. вместе с электронными, в том числе аудиовизуальными документами неоценимы [4].

Аудиовизуальный документ - «документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования».

Определение в стандарте дополнено примечанием о том, что в аудиовизуальном  документе может быть размещена текстовая информация. Это значит, что  в аудиовизуальном документе не просто размещена изобразительная и (или) звуковая информация, а она является в нем главной и основной, а текст - дополнительной.

Существует несколько типов аудиовизуальных документов:

- Фоновый документ - Аудиовизуальный документ на ленте или диске с аудиоинформацией.

- Видео документ, видео фонограмма - Аудиовизуальный документ на ленте или на носителе, который содержит информацию, записанную с помощью видео аудио записи.