Реферат на тему Характеристика процессного подхода

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1. ПОНЯТИЕ, ОСОБЕННОСТИ, ПРИНЦИПЫ, СХЕМА ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ.. 4

2. ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА УПРАВЛЕНИЯ.. 9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 15

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 17

Введение:

Компании, построенные по функциональному принципу управления, сталкиваются с ситуациями, когда бизнес-процессы частично перераспределяются между подразделениями.

Подобные ситуации приводят к несогласованности действий и, как следствие, к ухудшению общего результата деятельности. Без слаженной работы сотрудников снижается операционная эффективность, пропадает понимание кто за что отвечает. Это приводит к потере времени и большому количеству совещаний для поиска решения

Процессный подход управления предполагает объединение действий исполнителей и руководителей разных подразделений для выполнения единого сквозного бизнес-процесса. Внедрение такого подхода подразумевает переход к работе с бизнес-процессами, а не отдельными задачами внутри структурной единицы. Переход к процессному подходу сопровождается оптимизацией бизнес-процессов, упразднением ненужных цепочек и действий.

Внедрение и работа по процессному подходу в современных компаниях подразумевает внедрение автоматизированных ИТ-систем. Такие решения позволяют фиксировать процедуру обработки различных заявок. Также анализировать временные и частотные характеристики бизнес-процесса в динамике.

Цель работы – изучить особенности процессного подхода в управлении современной организацией.

Задачи, поставленные для достижения цели:

1. Определить понятие, особенности, принципы, схему процессного подхода управления организацией.

2. Описать преимущества и недостатки процессного подхода управления.

Заключение:

Процессный подход к управлению представляет собой управление организацией с помощью построения системы процессов, управления ими, осуществления деятельности по улучшению процессов. В его основе лежит выделение в организации системы бизнес-процессов и управление данными процессами.

Процессный подход является наиболее действенным методом организации эффективной работы предприятия, начиная с конца 70-х гг. ХХ в. по настоящее время, и таковым он останется еще достаточное время.

Сущность процессного подхода к управлению состоит в том, что деятельность организации представляется в виде набора взаимосвязанных бизнес-процессов. Сам бизнес-процесс представлен последовательностью действий, направленной на получение заданного результата, ценного для организации.

В состав процессного подхода входят ключевые элементы, без которых он не может быть внедрен в организации. Так, ключевые элементы процессного подхода представлены: входом процесса; выходом процесса; ресурсами; владельцем процесса; потребителями и поставщиками процесса; показателями процесса.

Процессный подход рассматривает управление в качестве работы определенного человека («владельца процесса») по проектированию эффективной последовательности действий по формированию сформулированного результата в конкретных условиях и обеспечению выполнения данных действий (процесса). То есть фокус от управления людьми при процессном подходе смещается на управление потоками действий и результатами.

Процессный подход управления бизнес-процессами деятельности предприятия предполагает, что для проектирования процессов деятельности организации нужно находить их входы, выходы, управляющее воздействие и механизмы.

Принципиальным отличием процессного подхода от иных (например, функционального) является концентрированности на результате и оптимальном способе его достижения.

Проектирование бизнес-процессов, согласно этому подходу, имеет ряд явных преимуществ, по сравнению с другими. Процессный подход управления помогает увидеть текущий уровень операционной эффективности компании. Смоделировать и описать существующие бизнес-процессы, внедрить идеи по их оптимизации с дальнейшей автоматизацией. Реализуется контроль выполнения через систему аналитических показателей. Управление с помощью бизнес-процессов позволяет делегировать полномочия на сторону подразделений, которые ведут непосредственную работу с заказчиками, поскольку именно они более разбираются в потребностях клиента. Непосредственно эти подразделения могут качественно транслировать требования потребителей внутрь компании, чтобы произвести качественную трансформацию бизнес-процессов. Чаще всего мотивацией для того, чтобы внедрить процессный подход управления, является именно клиентоориентированность компании. В этом случае более привилегированными становятся коммерческие подразделения, которые больше разбираются в потребностях клиентов.

Но реальное внедрение процессного подхода – это достаточно сложный процесс. Сложность состоит в недостаточном лидерстве руководства и недостаточном вовлечении персонала. Изменения должны произойти в умах сотрудников организации. Они должны быть готовы к ним, стремиться применять абсолютно новые методы управления. А руководство со своей стороны должно поощрять сотрудников за такие изменения.

Фрагмент текста работы:

1. ПОНЯТИЕ, ОСОБЕННОСТИ, ПРИНЦИПЫ, СХЕМА ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Впервые процессный подход предложили сторонники административной (функциональной) школы управления, разработавшие функции управления. Но при этом они рассматривали данные функции как не зависимые друг от друга. В противоположность данному взгляду процессный подход рассматривает функции управления в качестве взаимосвязанных. Управление при этом рассматривается как процесс, который состоит из серии непрерывных, взаимосвязанных действий. Каждое из этих действий само по себе является процессом.

Процессный подход представляет собой подход к организации и анализу ее деятельности, который основывается на выделении и изучении ее бизнес-процессов, каждый из которых взаимодействует с иными бизнес-процессами организации или внешней средой [6].

Основным понятием, применяющимся в процессном подходе, выступает понятие процесса. «Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы в выходы» (ISO 9001-2015) [1]. Важная составляющая процесса, не отраженная в данном определении, представлена систематичностью действий, которые должны быть повторяющимися, а не случайными.

Принципы процессного подхода представлены [3, с.156]:

- совокупностью бизнес-процессов, т.е. деятельностью компании;

- выполнением бизнес-процессов, которое должно обязательно регламентироваться или формально описываться;

- существованием внутреннего или внешнего клиента и владельца у каждого бизнес-процесса владельца;

- ключевыми показателями бизнес-процессов, описывающими его исполнение, результат или влияние на итог деятельности организации.

В начале для применения процессного подхода, используются элементы системного подхода к выделению процессов предприятия. Рассматривают следующие четыре основные положения:

- обозначение процессного и системного подходов относительно организации (рис. 1 и 2 соответственно);

- определение процесса (бизнес-процесса) организации;

- понимание шагов, которые требуются для внедрения процессного подхода в организации;

- определение сети (системы) процессов организации, имеющих взаимосвязь.

Рис. 1 Общая схема предприятия (системный подход) [7, с.155]

Рис. 2 Общая схема предприятия (процессный подход) [7, с.156]

Применяя процессный подход в управлении бизнес-процессов организации, должны изучаться все текущие (подлинные) процессы предприятия, а не искусственно выделенные от деятельности, как например: «процесс менеджмента качества», «процесс хранения печати организации» и т.п. Все существующие, подлинные процессы достигаются благодаря привязки сети процессов к функциональным подразделениям предприятия.

Выделяют три главные группы бизнес-процессов в любой организации, независимо от ее структуры, коммерциализации и организационно-правовой-формы, которые представлены [8]:

1. Руководящими процессами, которые содержат три составляющие: организацию, руководство, управление.

2. Основными процессами, сильно зависящими от рода деятельности организации, но которые почти всегда содержат в себе маркетинг, снабжение, продвижение.

3. Поддерживающими процессами – элементами непосредственного производства и обеспечения главной деятельности предприятия. Данные процессы достаточно многочисленны и их нужно настроить таким образом, чтобы исключить сам человеческий фактор, что и в руководящих процессах. Для этого применяется комплексная автоматизация организации вместе с взаимосвязями процессов.

Также есть другое деление бизнес-процессов на: исследовательские, проектные, производственные и информационные процессы, находящиеся как во взаимосвязи, так и действуют относительно объекта или его части.

В процессном подходе представлено несколько форм управления работой. Так, работа с информационными процессами осуществляется благодаря таким формам управления, как [8]:

1. «Входящий документ» – форма, регистрирующая внешние входящие документы.

2. «Исходящий документ» – форма, регистрирующая документы, направляемые внешним организациям.

3. «Запрос» – форма, предполагающая универсальный механизм служебной переписки, независимо от административной иерархии взаимоотношений.

Работа с исследовательскими и поисковыми процессами осуществляется с помощью [8]:

1. Формы «Форум», которая предполагает регистрацию коллективной работы, рассылку внутренних документов, механизм обсуждений.

2. Формы «Совещание» – механизм планирования совещаний.

Работа с проектными процессами осуществляется с помощью форм управления [8]:

1. «Тематика» – форма, применяющаяся с целью выделения работ по конкретным направлениям.

2. «Проект» – форма, использующаяся с целью группировки работ по конкретным проектам.

3. «Суммарная работа» – форма, регистрирующая работы общего характера, в состав которой входят работы, назначаемые определенным исполнителям.

4. «Проектное задание» – форма, регистрирующая конкретное задание исполнителю по проекту.

Работы по производственным процессам регистрируются благодаря формам управления [8]:

1. «Бизнес-процесс» – форма, описывающая последовательность работ с целью достижения конкретного результата.

2. «Задание» – форма, предполагающая организацию работ и контроль исполнения, исходя из иерархии служебных взаимоотношений.

Как было уже сказано, вход и выход каждого бизнес-процесса – это работа, имеющая свой жизненный цикл (рис. 3).

Рис. 3 Жизненный цикл работы [8]

В процессе выполнения работ выполняются функции, которые представлены [8]:

1. Созданием новой работы – формируется запись с описанием работы в состоянии «Внимание».

2. Ознакомлением с работой – перевод работы в состояние «Открыто».

3. Выполнением работы – перевод работы в состояние «Активно».

4. Регистрацией факта исполнения – вводится дата окончания выполнения работы и отчет по выполненной работе. Перевод работы в состояние «Выполнено».

5. Закрытием работы – проверяется факт исполнения работы и перевод работы в состояние «Закрыто». Если результат выполненной работы оказался неудовлетворительным, автор переводит работу в состояние «Закрыто (-)».