Платная доработка на тему Методика разработки архивных справочников в электронной среде

Содержание:

Введение 3
1 Глава: Современные тенденции развития архивного дела в Российской Федерации 5
1.1. Влияние цифровой трансформации общества на работу с документами в управлении и архивах 5
1.2. Проблемы сохранности архивных документов в электронной среде 12
1.3. Требования к описанию архивных документов в электронной среде на современном этапе 23
2 Глава: Методика построения базы данных 41
2.1. Понятие, назначение и виды баз данных 41
2.2. Cравнение баз данных 46
2.3. Порядок построения реляционной базы данных 52
3 Глава: Разработка базы данных литературных и документальных источников на основе справочника Архивы и Власть 57
3.1. Описание предметной области 57
3.2. Структура базы данных 59
3.3. Интерфейс базы данных 63
Заключение 67
Список Источников и Литературы 68
Приложение 75

Введение:

На сегодняшний день вопрос об архивных справочниках является актуальным, так как проблема классификации архивной документной информации является стержневой проблемой организации современного архивного информационного пространства. Именно поэтому в настоящее время создается отраслевой классификатор архивной документной информации. Работа по созданию научно-справочной системы архивных документов – это вид научной работы, направленной на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией.
Система научно-справочного аппарата архивных документов – это комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем по составу и содержанию документов, созданных на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации с целью их эффективного использования.
Архивный справочник – справочное издание, предназначенное для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах. Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также формируются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические списки и аннотированные каталоги.
Целью данной работы является разработка архивных справочников в электронной среде.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
• Охарактеризовать теорию, роль и значение научно-справочного аппарата к архивным документам АФ РФ и других документов, в том числе и к документам по истории архивной системы XX века,
• Изучить наиболее популярные обще информативные и тематические исторические сайты на предмет наличия информации по рассматриваемому вопросу,
• Опираясь на размещенные в Интернете источники произвести классификацию всех имевших место документов периода 1918-1928 гг.
• Построить и проанализировать проблемно-ориентированную базу данных по истории архивов на основе справочника «Архивы и Власть».
Объектом исследования в данной работе являются архивные справочники и документы в электронной среде. Предмет исследования – проблемно-ориентированная база данных документов и других источников по истории русско-турецких войн, как один из видов архивных справочников.
В исследовании рассматривается развитие автоматизированного научно-справочного аппарата архивов, особое внимание уделено современному состоянию архивных автоматизированных информационно-поисковых систем и качественным особенностям разработки справочно-поисковых средств архивов на современном этапе. В качестве источников использованы нормативные и плановые документы архивных учреждений – федеральные, ведомственные, региональные программы, стратегии, концепции информатизации архивов
В структуру данной работы входит: введение, основная часть, состоящая из трех глав, заключение и список использованных источников.
В первой главе содержится обзор методических материалов, статей и книг, отражающих роль и значение архивных справочников в жизни общества. Во второй главе анализируется документальное обеспечение документов периода 1918-1928 гг. расположенных в справочнике «Архивы и Власть». В третьей главе производиться построение проблемно-ориентированной базы данных по теме «Методика разработки базы данных по документам справочника Архивы и Власть». 

Заключение:

Использование баз данных и информационных систем – это составная часть функционирования различных преуспевающих организаций и деятельности современного человека. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.
В настоящее время базы данных почти во всех сферах человеческой деятельности. Так как с помощью электронных баз данных работа персонала организации, будь то хоть книжный магазин, становится быстрой, качественной и удобной.
В результате этой работы, была создана база данных «Архив и власть».
Проектирование базы данных, проводилась с помощью СУБД Microsoft Access и языка запросов SQL.Данная база данных, содержит основные характеристики книжного магазина: книжный жанр, название книги, автора книги, издательство, количество страниц, твердый или мягкий переплет, количество страниц, цену, поставщика, дату поставки. Данный продукт существенно облегчает работу пользователей.

Фрагмент текста работы:

1 Глава: Современные тенденции развития архивного дела в Российской Федерации
1.1. Влияние цифровой трансформации общества на работу с документами в управлении и архивах

Архивы представляют собой конечное звено в цепочке жизненного цикла документа. Создаются электронные и бумажные документы в учреждениях и организациях любой формы собственности. Соответственно для того, чтобы в архивные учреждения поступали электронные документы, в организациях – источниках комплектования Архивного фонда РФ должен осуществляться преимущественно электронный документооборот. Ежегодно растет количество российских компаний, переходящих на системы электронного документооборота (СЭД). Юридическую силу электронным документам придает подписание их электронной подписью .
Однако далеко не все организации – источники комплектования применяют в своей практике СЭД, а некоторым это и нецелесообразно ввиду размера бизнеса. А те компании, которые используют в большинстве своем СЭД, продолжают сдавать в архивы документы на бумажных носителях, но не подлинники электронных документов, а их бумажные копии. Архивы по-прежнему пополняются в основном бумажными документами.
В будущем это будет приводить к необходимости постоянного увеличения площадей и количества стеллажей для хранения бумажных документов, что потребует дополнительных помещений для хранения архивных документов, а значит, и большего количества сотрудников архивов для работы со все возрастающим потоком бумажных документов.
Оптимизация работы архивов может быть связана с освоением новой технологической базы, например: сканирования бумажных документов и последующего хранения электронных копий документов и (или) переходом на электронный документооборот (ЭДО). Практика работы архивов с источниками комплектования Архивного фонда РФ, особенно с коммерческими и некоммерческими организациями, большей частью не урегулирована законодателем.
Для восполнения правовых пробелов архивы заключают на добровольной основе соглашения (договоры) с рядом организаций. Данные механизмы комплектования строятся на взаимопонимании, ответственности руководителей. Для повышения качества работы архивов по формированию Архивного фонда РФ было бы целесообразно прописать правовую норму, обязательную к исполнению, в законе, регулирующем архивную деятельность в стране.
Для решения проблем архивных учреждений в сфере комплектования их электронными документами необходимо принять федеральную программу развития архивной отрасли и области документоведения применительно к условиям и перспективам формирования цифровой экономики .
Назрела необходимость законодательно закрепить понятие «электронный документ» в нормативном акте, регулирующем деятельность архивных учреждений. Это позволит избежать существующей путаницы и установить четкое их определение.
Важно обозначить в законе необходимый перечень организаций – источников комплектования Архивного фонда, которые обязаны передавать в архивные учреждения электронные документы, заменив ими документы на бумажных носителях. Данная мера позволит существенно увеличить объемы комплектования архивов электронными документами.
Наиболее значимые преимущества комплектования архивов электронными документами отображены на рисунке 1.1.
Однако электронные документы требуют комплекса мероприятий по обеспечению их аутентичности, достоверности, физической сохранности и доступности. Поэтому сотрудникам архивов при работе с документами на электронных носителях необходимо выполнять комплекс организационно-технических мероприятий по резервному копированию, обеспечению защиты от вирусов и сохранность носителей, на которых хранятся документы и др.