Курсовая с практикой на тему Организация работы канцелярии госучреждения (Медицинская организация )

Содержание:

Введение 3
1. Канцелярия как организационная структура документационного обеспечения: теоретико-исторические аспекты 6
1.1. Понятие и процесс становления канцелярии как составляющей структуры документационного обеспечения управления 6
1.2. Нормативное регулирование процессов ДОУ в канцелярии на современном этапе 12
2. Практические аспекты работы канцелярии государственного учреждения (медицинской организации) 19
2.1. Основные функции канцелярии в организации делопроизводства и анализ её структуры 19
2.2. Возможности совершенствования работы канцелярии государственного учреждения (медицинской организации) 35
Заключение 38
Список использованных источников 40

Введение:

Актуальность. В соответствии с действующими нормами и правилами процесс работы канцелярии, а также технология работы с документами требуют методологического и организационного обеспечения.
В старину отрасль, обеспечивающую документирование управленческой информации и организацию работы с документами, называли «вершением дел».
В настоящее время официально именуют терминами «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».
Сегодня большая часть управленческой информации (около 90% объема), согласно законодательству, должна быть представлена в виде документов на материальном носителе - бумаге или в электронном виде. Это способствует оперативной передаче информации, осуществлению текущего контроля принятия управленческих решений и грамотному анализу процесса управления с целью повышения его эффективности.
Предметом исследования выступает процесс организации документационного обеспечения управления в канцелярии медицинского учреждения.
Объект исследования - организация документационного обеспечения управления в канцелярии медицинского учреждения.
Целью данной работы является изучение работы канцелярии в государственном медицинском учреждении.
Исходя из заявленной цели, были поставлены следующие задачи:
- рассмотреть понятие и процесс становления канцелярии как составляющей структуры документационного обеспечения управления;
- изучить нормативное регулирование процессов ДОУ в канцелярии на современном этапе;
- проанализировать Основные функции канцелярии в организации делопроизводства и анализ её структуры;
- выработать рекомендации по совершенствованию работы канцелярии государственного учреждения (медицинской организации).
Методологическая основа исследования достаточно многообразна. В основу методологии исследования положены следующие методы: системный, структурный, сравнительный. Они позволили подойти к изучению темы комплексно, изучив ее с различных сторон и с учетом разных точек зрения, систематизировать полученные данные и представить их с учетом объективных современных представлений о работе канцелярии государственного медицинского учреждения.
Теоретическую основу работы составили работы таких авторов как Варганова Г.В., Кожанова Е.Н., Кормишина Г.М., Красавин А.С., Кузнецов С.Л., Ленкевич Л.А., Леньков Р.В., Лисичкин В.А., Мутьев В.А., Осипов Г.В.., Пшенко А.В., Рогожин М.Ю., Санкина Л.В., Скурихина Я.Е., Янковая В.Ф. и другие.
Например, Кожанова Е.Н. в работе «Формируем службу ДОУ» анализирует методику определения функционала службы ДОУ, количества и обязанности ее сотрудников, а также рассматривает вопрос оптимально создания отдела, отвечающего за ДОУ и эффективную организацию его работы [30].
Скурихина Я.Е. в статье «Порядок и сроки хранения документов», поднимает вопросы практики современного делопроизводства, уделяя внимание порядку и срокам хранения документов [58].
Янковая В.Ф. в своей статье «Как организовать делопроизводство» указывает, на что нужно обратить внимание при создании системы делопроизводства в организации, реализация каких делопроизводственных функций необходима для нормальной работы с документами [65].
Несомненный интерес представляет статья Быковой Т.А. «Документооборот: требования к составлению и практика разработки», напечатанная в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии», в которой содержатся необходимые сведения для организации эффективной работы службы документационного обеспечения, практические рекомендации грамотного распределения ответственности за ведение документооборота.[21]
Также актуальна статья Пшенко А.В. «Особенности работы с отдельными группами документов», изданная в журнале «Секретарское дело», в которой проанализировано составление, оформление документов и организация работы с ними в соответствии с законодательными и нормативно-методическими актами. [52].
Структура работы. Данная работа состоит из введения, в котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цель и задачи, двух глав и четырех параграфов, в которых раскрывается сущность рассматриваемого в данной работе вопроса, заключения, в котором делаются выводы и списка использованной литературы, который содержит перечень материалов, использованных при написании данной работы.

Заключение:

Документационное обеспечение управления является неотъемлемой частью управленческой деятельности любой организации. Государственное регулирование делопроизводства в современной России осуществляется при помощи совокупности законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Грамотное и своевременное осуществление документооборота будет вести его к дальнейшему развитию, в том числе и в организациях социокультурной сферы.
Исследование состояния документации в канцелярии государственного медицинского учреждения показало:
недостаточность существующей системы управления документацией и информационными ресурсами в целом, обусловленная неопределенностью организационного и правового статуса этой функции, ее недооценкой;
несоблюдение требований к научно-методологическому управлению документацией на основе разработок, которые не выходят за рамки начала 1990-х годов;
задержка в документальном развитии нормативного и методического характера темпов развития информационных технологий и развития средств массовой информации при отсутствии требований к техническому оснащению органов медицинской сферы и процессов документирования и популяризации документированной информации;
несовершенство процессов формирования, обработки, хранения и архивирования и использования документации органов гос мед сферы;
недостаточное внимание к управлению людскими ресурсами в государственных медицинских органах.
В результате анализа документооборота в государственной медицинской организации были предложены рекомендации по совершенствованию деятельности в области документационного обеспечения управленческих процессов.

Фрагмент текста работы:

Канцелярия как организационная структура документационного обеспечения: теоретико-исторические аспекты

1.1. Понятие и процесс становления канцелярии как составляющей структуры документационного обеспечения управления

Канцелярия (лат. Cancellaria, от cancelli «решётка, загородка или помост для обнародования распоряжений властей») — общее название государственных учреждений или структурное подразделение (отдел учреждения, ведающий делопроизводством) в этих учреждениях (организациях) в различных государствах в различное время.
В средние века слово Канцелярия обозначало помещение, огороженное решёткой, в котором писцы под руководством канцлера занимались изготовлением публичных актов, государевых указов, судебных решений и тому подобное.
В России это слово прочно вошло в употребление при Петре I, упоминается в документах с 1633 года в форме — Конъцелярныи. В этот период и позднее под Канцелярией подразумевали помещение и совокупность чинов, на которых возложено письмоводство и делопроизводство какого-нибудь правительственного учреждения в России. Также нередко этим словом определялись определенные части какого-нибудь установления, имеющей свои самостоятельные функции (Канцелярия некоторых министерств и ведомств) или даже установлению, взятому в его целом.
Канцелярия - это слово, которое вызывало у простого человека трепет и страх. Особенно, когда использовалось в сочетании с прилагательным "тайная". Стоит рассказать больше об учреждении, название которого довольно часто встречается в исторических романах.
Государственная канцелярия Учреждение существовало более ста лет. Основана Государственная канцелярия была в 1810 году. Упразднена после Февральской революции. Государственная канцелярия представляла собой сложную организацию, состоящую из нескольких подразделений. Первоначально их было пять. Последние годы в канцелярии действовало четыре отдела. Во главе находился Государственный секретарь. Отделами руководили статс-секретари. Последний государственный секретарь - юрист Сергей Крыжановский, эмигрировавший в Финляндию 1918 году. Канцелярия - это организация, учреждение, государственный орган. Синонимами могут служить такие слова, как «контора», «офис». В современном русском языке много слов, образованных от корня «канцеляр». Например, канцеляризмы - речевые обороты, свойственные для тяжеловесного официально-делового стиля.
Канцелярия является одной из наиболее распространенных организационных структур документационного обеспечения управления.
Разобраться в специфике работы современной канцелярии нельзя без изучения ее истоков, которые связаны с процессом становления системы государственных учреждений.
Определенным рубежом в развитии канцелярии как службы ДОУ стала революция 1917 года. События революции в корне перестроили систему государственных учреждений в России. Изменения в системе государственного аппарата управления затронули и канцелярию. Она потеряла положение одного из главных структурных подразделений в системе управления. Работники канцелярии стали рассматриваться только как технический персонал. Хотя еще в XIX веке служащие канцелярии занимали не последнее место в системе государственного аппарата.
После революции к работе в канцелярии стали привлекать лиц, не имеющих достаточного образования. На работу принимали рабочих, солдат и прочих не обладающих необходимыми навыками и знаниями. Длительный период канцелярии, как особые структурные подразделения в советских учреждениях, представляли более исключение, чем правило.
Несмотря на трудности, возникавшие в процессе становления новых форм организации делопроизводства, в 1920-е гг. начали происходить положительные преобразования в организации канцелярского труда. Немалую роль в формировании и развитии советского делопроизводства оказало развернувшееся в 1920-е гг. массовое движение за научную организацию труда и научную организацию управленческого труда. В этот период для канцелярий государственный учреждений были обозначены задачи по научной разработке вопросов документоведения. В это время вышло большое количество специальных работ в помощь канцелярским служащим.
Следующим этапом упрочнения и развития канцелярии как организационной структуры документационного обеспечения управления (ДОУ) можно считать 1950-е гг. В 1947 г. Президиум Верховного Совета СССР принял решение о преобразовании Управления делами Президиума в Канцелярию, во главе с начальником Канцелярии. Вся работа со служебной документацией передавалась в ведение особой структурной части Канцелярии.
Все посторонние функции, не относящиеся к делопроизводству, свойственные ранее Управлению делами, были переданы другим структурным частям[2]. В 1950-е гг. количество таких структурных подразделений как канцелярии увеличивается. Многие центральные учреждения последовали примеру Президиума Верховного Совета СССР и создали у себя такую службу.
Примерный состав работников канцелярии включал: руководителя канцелярии и его заместителей, секретарей и делопроизводителей и подсобный персонал.
Новым этапом в развитии канцелярии стали 1970-е гг. В этот период службу ДОУ начинают оснащать новейшим оборудованием, которое было актуальным на тот момент. В это время остро назрела необходимость создания единой системы делопроизводства. С целью унификации делопроизводственных операций и деятельности делопроизводственных служб 4 сентября 1973 г. Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике была введена в действие "Единая государственная система делопроизводства (Основные положения)".
ЕГСД включает в себя научно упорядоченный комплекс правил и рекомендаций по организации делопроизводства. Данный нормативный акт определил структуру и функции канцелярии в различных учреждениях. Также в нем содержатся типовые должностные инструкции на некоторых из должностей, входящих в службу канцелярии и «Типовое положение о канцелярии учреждений». В соответствии с ЕГСД основная задача канцелярии – организовать работу отдела таким образом, чтобы руководители и специалисты учреждения полностью были освобождены от функций по документационному обслуживанию.
В соответствии с «Типовым положением о канцелярии учреждений» канцелярия выступает в качестве отдельного подразделения и возглавляется начальником канцелярии, который подчиняется непосредственно руководителю учреждения. Руководитель руководит всей деятельностью управления и отвечает за выполнение запланированных задач и функций. Для выполнения всех секретарских функций в канцелярии предусмотрено соответствующее подразделение. При малом объеме рабочего процесса допускается совмещение различных функций в единице или исполнителе. Функции канцелярии распределяются следующим образом: