Курсовая с практикой на тему Оценка современного состояния документационного обеспечения управления

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 6
1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения управления 6
1.2 Нормативное регулирование документационного обеспечения управления 11
2. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 18
2.1 Особенности реализации документационного обеспечения управления сегодня 18
2.2 Методы, способы и организационные решения совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях 21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 26

Введение:

Современное общество-это инновационное общество. Скорость обмена информацией, ее накопление и обработка сегодня являются повседневными явлениями, которые распространены во всех сферах человеческого взаимодействия. А если принять во внимание тот факт, что все члены общества так или иначе вовлечены в процесс работы с информацией, то становится ясно, что в сфере управления первостепенное значение имеют проблемы ее обработки, сохранения и формирования документационной базы.
Поэтому можно с уверенностью сказать, что тема "Оценка текущего состояния документационного обеспечения управления (ДОУ)" является чрезвычайно актуальной. Во-первых, успех и систематизация работы с документами на предприятии или в любой организации-залог успеха и перспектив. Во-вторых, организация документооборота влияет на эффективность работы административного аппарата, а также на взаимодействие работников и работодателей. В-третьих, при нарушении системы документооборота можно столкнуться с проблемой несвоевременного выполнения целей и задач, а также возможных сбоев в работе денежного оборудования и соблюдении различных стандартов культуры труда.
Это и многое другое подчеркивает необходимость изучения выбранной темы, а также важно, что на современном этапе-компьютеризации документооборота, необходимо изучать не только вопросы систематизации документов и информации, но и изучение новых технологий, систем программирования и кодирования информации. В настоящее время знание ДОУ, владение современными компьютерными технологиями, умение документировать управленческое решение, наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, стали неотъемлемым признаком профессионализма, а профессия менеджера стала престижной.
В то же время из-за того, что инновационные технологии распространяются с невероятной скоростью, информации для изучения выбранной темы недостаточно. И это несмотря на то, что по теме "Документационное обеспечение" опубликовано много работ, как отечественных, так и зарубежных специалистов. Сюда входит учебно-методическая литература, статьи в научных журналах и электронных ресурсах, а также данные различных международных конференций по дошкольному образованию.
Целью данной работы является изучение особенностей современного состояния документационного обеспечения управления. В соответствие с выбранной целью, необходимо раскрыть следующие задачи:
- раскрыть сущность и содержание документационного обеспечения управления;
- описать нормативное регулирование документационного обеспечения управления, на современном этапе развития;
- охарактеризовать особенности реализации документационного обеспечения управления сегодня;
- перечислить методы, способы и организационные решения совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях.
Объект - современное состояние документационного обеспечения управления
Предмет - документационного обеспечения управления
Теоретическая значимость работы заключается в определении места и роли документооборота в системе управления.
Практическая значимость проявляется в разработке предложений по совершенствованию управления документооборотом, реализация которых позволяет повысить эффективность управления всех сфер производства и сократить бумажный объем документации, что даст возможность предприятию снизить затраты и время.
В работе использованы учебные и методические материалы, статьи и публикации: Абуладзе Д. Г., Басаков М. И., Бялт В. С., Вешкурова А. Б., Гущина И. А., Доронина Л. А., Иванова А. Ю.
Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, заключения и списка использованных источников.

Заключение:

Подводя итоги проделанной работы, можно сделать следующие выводы:
- процесс формирования делопроизводства и основы документооборота на основе ряда принципов служит конкретной цели - созданию четкой системы работы с документами, а также обеспечению управления и функционирования организации;
- говоря о нормативной базе, необходимо понимать, что существует довольно много документов, регулирующих делопроизводство, все они так или иначе направлены на удовлетворение системы управления и взаимодействия организаций, связанных с документами и их обработкой. А поскольку сегодня нет ни одной организации, которая могла бы существовать без документов, разработка нормативной базы является делом повседневной жизни;
- специфика обработки документов и делопроизводства зависит в первую очередь от самой организации, от трудолюбия и квалификации сотрудников, от того, как идет процесс получения и обработки информации. Поскольку все организации сталкиваются с одними и теми же задачами, но они строят свои системы управления документами по-разному. Кроме того, существуют различные методы и способы организации документационного обеспечения управления, они также накладывают свою специфику на оборот бизнеса;
- в то же время организация, каким бы планом она ни была, всегда должна планировать все системы, от которых зависит ее работа, конкурентоспособность, будущее на рынке и прз.
Итак, в результате эволюции понятие документа приходит к его современному, официальному толкованию, закрепленному в ГОСТ Р 7.0.8-2013: "документированная информация (документ) - информация, записанная на материальном носителе с деталями, позволяющими ее идентифицировать."
Почти каждый документ является многофункциональным. Например, диплом дипломированного специалиста содержит информацию, культурную, коммуникативную, социальную, управленческую, правовую и функцию исторического источника; дневник - информационный, культурный, социальный, исторический источник; сертификат зрелости-информационный, культурный, социальный, правовой, исторический источник.
Кроме того, со временем меняется взаимосвязь между функциями документа и задачами документооборота, поскольку меняется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация становится ретроспективной. В результате доля оперативных функций постепенно уменьшается, а значимость остальных, особенно функции исторического источника, возрастает. В конечном итоге некоторые функции документа полностью исчерпываются и заменяются другими.
И конечно, на территории Российской Федерации действительно будет сложно использовать опыт зарубежных стран, так как отношение к документам и сама офисная работа в нашей стране недостаточно ответственны, и это еще раз подчеркивает необходимость изменений в вопросе документационного обеспечения управления.

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения управления

Успешное управление организацией предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и наличии ресурсов этой организации, а также об условиях, влияющих на способность выполнять задачи и достигать целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий диапазон как с точки зрения важности, объема, так и необходимости ее документирования, т. е. фиксации информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т.д.). Поэтому документационное обеспечение как важнейший вид информационного обеспечения управления имеет двойную цель, а именно документирование соответствующей информации, а также своевременное и полное предоставление необходимой документации для работы органов управления.
Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, задачами, решаемыми в ходе ее организации и реализации, а с другой стороны, соответствующими мерами в ходе деятельности органов управления.
Основными задачами документационного обеспечения управления, в соответствии с его назначением и задачами, являются:
- документирование управленческой информации, подлежащей записи и хранению;
- обеспечение органов управления необходимой документацией в соответствии с их функциями и задачами;
- организация и осуществление движения документов (документооборота) в процессе управления.
Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при реализации документационного обеспечения управления, осуществляется комплекс последовательных мероприятий, а именно:
- разработка документов, консолидирующих управленческую информацию;
- распространение документов в организации и их учет;
- доведение документов до органов управления и должностных лиц;
- продвижение документов органами власти и исполнителями;
- контроль за оформлением документов;
- хранение документов как текущих (оперативных) в процессе их изготовления, так и архивных.
Нет сомнений в том, что документационное обеспечение управления должно быть организовано и реализовано на основе принципов управленческой деятельности, трансформированных с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Она должна основываться на общих принципах, т. е. на принципе обеспечения ее эффективности и своевременности при соблюдении принципа адекватности и достоверности документированной информации; принципа оптимальности (рациональности) документированной информации, который поддерживает и дополняет два вышеупомянутых принципа. Все вместе они определяют основу для документального обеспечения управленческой деятельности в той ее части, которая является синонимом управления.
Несколько иная область управленческой деятельности, а именно работа с документами, определяется принципом стандартизации и унификации документированной информации и принципом ее учета и сохранения.
Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают их всех, помимо них существуют и другие специальные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности, например, принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и другие, которые рассматриваются в соответствующих пунктах настоящего руководства. В своей совокупности эти принципы определяют, как, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности, чтобы достигались ее цели и выполнялись ее задачи; их реализация на практике позволяет судить о качестве документационного обеспечения. На основе этих принципов сформулированы основные требования к организации и осуществлению документационного обеспечения управления.
Принцип оперативности и своевременности документационного обеспечения управления подразумевает требование оперативности в разработке соответствующих документов и своевременном предоставлении их органам управления. Однако этого явно недостаточно, поскольку принцип адекватности и достоверности документированной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, которую конкретный документ призван консолидировать, и эта информация должна в достаточной степени соответствовать действительности, т. е. быть достоверной.
Принцип оптимального (рационального) документирования информации основан на требовании, чтобы документация была подчинена информации, необходимой и достаточной для обеспечения управления в конкретных условиях, соответствующих характеру организации и ее органов управления.
И, наконец, не вызывает сомнений такое требование к документационному обеспечению управленческой деятельности, как создание условий для организации работы с документами, их текущего учета и хранения, а также архивирования, которое должно быть в достаточной степени обеспечено унификацией и стандартизацией документов в системе документооборота управления.
Документационное обеспечение управления неоднородно, что обусловлено, с одной стороны, спецификой деятельности по созданию документов и работе с ними, а с другой стороны, неоднородностью и спецификой элементов содержания объекта поддержки – управления и управленческой деятельности. Неоднородность документационного обеспечения управления находит свое выражение в его структуре, в частности, в его взаимосвязанных направлениях и видах. Собственная неоднородность и специфика элементов документационного обеспечения управления определяют выделение в нем двух направлений:
- документирование управленческой деятельности;
- организация работы с управленческими документами.
Документирование управленческой деятельности предназначено для создания документов и представляет собой деятельность по записи информации на определенные носители в соответствии с установленными правилами. Она всегда осуществляется на основе правил, установленных правовыми актами, национальными и местными нормативно-методическими документами или разработанных традицией, и поэтому регулируется.