Курсовая с практикой на тему «Научно – историческая и практическая ценность документа»

Содержание:

Введение 3
Глава 1. Документ в качестве носителя социально значимой информации 6
1.1 Сущность понятия «ценность документа» 6
1.2 Научно-историческая и практическая разновидности документальной ценности 10
Глава 2. Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве 20
2.1 Основные принципы и критерии экспертизы ценности документов 20
2.2 Экспертиза ценности документов личного происхождения 20
Заключение 34
Список литературы 36

Введение:

Актуальность работы. В результате деятельности учреждений, орга-низаций и предприятий образовывается значительное количество самых разных видов и разновидностей документов. Однако не все из них имеют одинаковую ценность. Одни из них могут нести ценную информацию о по-литической, научной, экономической и культурной жизни общества, и со-ответственно служить источниками для различных областей научного зна-ния и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учре-ждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встре-чаются документы, информация которых теряет свое значение почти сразу после их возникновения. Именно научно-историческая и практическая зна-чимость информации предопределяет возможность и длительность исполь-зования документов, а значит продолжительность их жизненного цикла.
По мере исчерпания документами своих важнейших оперативных функций происходят качественные изменения документированной инфор-мации. На первый план выходят функции документа как исторического ис-точника, который может быть использован в научных целях. Трансформа-ция документа из оперативного в ретроспективный приводит к постоянно-му увеличению количества документов, соответственно актуальной стано-вится проблема хранения постоянно возрастающего массива документов. По подсчетам ученых обеспечить возможности хранения можно максимум для 3% создаваемых документов. Однако, как для современного человека, так и для последующих поколений интерес может представлять абсолютно любая информация, поэтому определение наиболее ценных документов которые будут храниться, всегда носит на себе субъективный отпечаток в зависимости от социально-культурных, политических, научных тенденций. Можно привести целый ряд примеров, когда в результате проведенного исследования ценными признавались одни документы и утилизировались другие, а спустя некоторое время становилось очевидно, что были уни-чтожены документы, которые имели несомненную значимость. С другой стороны, при сравнении документов перепады их ценности могут быть ко-лоссальными: например, правительственный акт и кассовый чек заводской столовой.
Объект исследования – документ.
Предмет исследования – ценность документа.
Цель работы – исследовать научно-историческую и практическую ценность документа.
Задачи:
- рассмотреть сущность документа;
- описать свойства, влияющие на ценность документа;
- выявить основные принципы и критерии экспертизы ценности до-кументов;
- проанализировать экспертизу ценности документов личного проис-хождения.
Методы исследования – анализ, обобщение полученной информации.
Степень изученности темы представлена трудами таких авторов, как Арслановой В. А. [5], Альтмана М. М. [6], Альбрехта Б. В. [7], Афанасье-вой Л. П. [8], Вышегородской Е. Д. [9], Гундерича Г. А. [10], Дорониной Л.А. [11], Двоеносовой Г. А. [12], Жуковой М. П. [13], Козлова В. П. [14], Лобановой А. М. [15, 16], Пономаревой О. Б. [17], Поповой Е. Н. [18, 19], Скреля К. Ю. [20, 21], Томбалбайе Н. К. [22], Тельчарова А. Д. [23], Черешни А. Г. [24]. При написании курсовой работы использовалась научно – практическая, исследовательская литература, а также литерату-ра, представленная в профессиональных периодических изданиях (в част-ности: в журналах «Секретарское дело» и «Молодой ученый»).
В своей статье Арсланова В. А. вскрывает противоречия архивного права с законами регламентирующих деятельность организаций Россий-ской Федерации, которые, по мнению автора приводят к нарушению кон-ституционных прав граждан Российской Федерации и утрате документов, являющихся частью историко-культурного наследия современной России.
Проблемам собирания документов личного происхождения на со-временном этапе посвящены труды Альтман М.М. Рассматриваются новые, требующие теоретического осмысления, подходы к комплектованию госу-дарственных архивов документами личного происхождения в изменив-шихся условиях общественной и государственной жизни. Особое внимание авторы уделяют освещению опыта региональных архивов в области ини-циативного документирования, применению методов «устной истории» в собирательской работе федеральных архивов. Затрагиваются вопросы со-хранения документов личного происхождения на электронных носителях, формирования личных собраний с использованием Интернет–ресурсов.
Существенный вклад в изучение экспертизы ценности документа внесли : Вышегородская Е.Д. и Швецова – Водка Г.Н. Раскрываются ос-новные теоретические вопросы общего документоведения — от определе-ния "документа" до классификации печатных изданий. Изложение учебно-го материала отражает авторскую концепцию, согласованную с распро-страненными представлениями о документе и книге, а также с исследова-ниями разных ученых, изучавших проблемы документоведения и книгове-дения.
Автор книги «Документальная память в архивоведческом знании» Козлов В.П. освещает новые понятия и идеи о роли документа в качестве регулятора человеческой жизнедеятельности и его трансформации в доку-ментальный исторический источник как носителя документальной истори-ческой памяти.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, спис-ка литературы.

Заключение:

В результате проделанной работы решены следующие задачи: рас-смотрена сущность документа; описаны свойства, влияющие на ценность документа; выявлены основные принципы и критерии экспертизы ценности документов; проанализирована экспертиза ценности документов личного происхождения.
Рассмотрена сущность документа. Документы обеспечивают фикса-цию информации, сохранение и накопление информации, возможность пе-редачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информа-ции и др.
Описаны свойства, влияющие на ценность документа. Ценность до-кумента зависит от его информационных характеристик, обуславливаю-щих экономическое, организационное или иное его значение с позиции от-ражаемых фактов и возможности оперативного управления. Ценностные приоритеты служат базой при выборе документов для перемещения на хранение в течение разных временных периодов.
Выявлены основные принципы и критерии экспертизы ценности до-кументов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, си-стемности, целостности. Критериями оценки документов являются их про-исхождение, содержание и внешние особенности.
Проанализирована экспертиза ценности документов личного проис-хождения. Порядок формирования фондов личного происхождения имеет поэтапный характер. Формирование фонда личного происхождения вы-полнялось путём инициативного комплектования, и проводилось в не-сколько этапов: изучение данных о фондообразователе; проведение пере-говоров; уточнение состава и содержания документов, подлежащих прие-му в архив.
При передаче документов на постоянное хранение в архив владелец документов может поставить некоторые условия, например:
- оставить за собой исключительное право публикации документов на определенный по договоренности срок;
- оставить за собой право ограничения использования отдельных до-кументов на определенный по договоренности срок;
- закрыть для использования отдельные документы на определенный по договоренности срок;
- передать отдельные документы при условии предоставления ему фото - или ксерокопий. Все условия, на которых владелец личного архива передал документы, оговорены в заявлении.
Документы, поступившие на постоянное хранение в архив, подверга-лась разбору, полистному просмотру, временной систематизации. При этом нужно учитывать, что на этапе изучения личного архива, состав до-кументов личного архива можно только прогнозировать с известной долей вероятности, зная характер творческих интересов владельца, его биогра-фии, родственных, дружеских и служебных связей.
Далее проводится экспертиза ценности документов. Экспертиза цен-ности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
 

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Документ в качестве носителя социально значимой ин-формации
1.1 Сущность понятия «ценность документа»

Ценность документа - комплекс устанавливаемых в результате офи-циальной экспертизы характеристик, определяющих общественную (науч-ную, техническую, экономическую, историческую, культурную) значи-мость документа.
Ценность документа зависит от его информационных характеристик, обуславливающих экономическое, организационное или иное его значение с позиции отражаемых фактов и возможности оперативного управления. Ценностные приоритеты служат базой при выборе документов для пере-мещения на хранение в течение разных временных периодов. Проведение предприятием процедуры экспертизы ценности документов позволяет оце-нить необходимость сохранности для компании определенной информации либо доказать возможность ее уничтожения.
Процедура оценки документации предприятия, заключающаяся в установлении временных рамок для ее хранения с учетом законодатель-ных норм и принятых в организации условий, решает следующие задачи:
- отбор сведений, значимость которых обуславливает их постоянную сохранность при последующем перемещении в хранилища государствен-ной принадлежности;
- подбор объектов для сохранения в течение установленного срока;
- определение образцов, лишенных фактической ценности для ком-пании, для следующего уничтожения; определение новых или изменение действующих временных границ сохранности текстовых данных.
Экспертиза оценки документов проводится:
- в архиве ведомственном; в архиве государственном как самостоя-тельная работа (целевая экспертиза) или при переработке описей фондов;
- в делопроизводстве учреждений.
В последнем варианте оценивание информации осуществляется при:
- работе над подготовкой номенклатур досье с определением ценно-сти формируемого дела по входящим документам и востребованности в производственной деятельности;
- регистрации данных, получаемых предприятием, сопровождаемой нанесением на бланк индекса, определяющего его дальнейшее отнесение к определенному досье и отрезок времени для хранения;
- переносе данных в досье (работник, изучивший изложенную в до-кументе тему, с большей точностью классифицирует документ, чем со-трудник, выполняющий функции регистрации входящей информации);
- проверке корректности занесения документов в отдельные досье, выполняемой отдельно по всем имеющимся в досье листам для исключения вероятных ошибок;
- подготовке досье к хранению (по окончании процедуры делопроиз-водства), проводимой сотрудниками разных подразделений и контроли-руемой экспертной комиссией (ЭК) компании.
В ходе ведения экспертизы ценности документов учитываются поло-жения:
- «законодательных норм и правовых актов РФ в отношении доку-ментационного обеспечения управленческого процесса (ФЗ № 125 (22.10.2004) об архивном деле, положение об архивном фонде РФ (1994));
- нормативных распоряжений и актов региональных структур управления в отношении архивов (основные правила по работе архивов организаций (2002), положение (примерное) об ЭК предприятия (1995));
- типовых и отраслевых списков документации с указанием времени ее хранения, видов номенклатур дел» [11, c. 55].
Оценка уровня важности и значимости используемых в деятельности компании документов различается в зависимости от ряда обстоятельств. Некоторые образцы отличаются разовой востребованностью для решения единичной задачи, после чего лишаются собственной значимости. Инфор-мация иного рода не теряет актуальности на протяжении продолжительно-го периода, поэтому сохранение подобного типа документов должно обес-печиваться в течение всего срока.
Вне зависимости от типа исполняемых компанией функций или фор-мы собственности процедура оценивания осуществляется специальной экс-пертной комиссией, состоящей из:
- «представителя руководства компании;
- работников структуры персонала организации и делопроизводства; сотрудников архива; отраслевых специалистов (не менее 3 членов);
- главного бухгалтера предприятия;
- представителя юридического подразделения» [12, c.85].
Состав комиссии, положение о комиссии, определяющее ее права, функции и порядок работы, утверждаются приказом руководства пред-приятия. Созданная структура может действовать на постоянной основе или создаваться ежегодно, в том числе с изменением состава участников.
Оценочная комиссия в числе прочего занимается рассмотрением во-просов:
- «контроля оформления документов в делопроизводстве, досье, предназначаемых к передаче на внутреннее сохранение или в госархив;
- обследования списка досье (долгосрочного, постоянного хранения); подготовки и передачи на уничтожение данных, не предназначенных для дальнейшего применения; повреждения экземпляров постоянной сохран-ности, не подлежащих исправлению;
- первичного определения или корректировки ранее определенных сроков текстовой сохранности сведений и информации; оказания методи-ческой помощи по формированию номенклатур досье, списков, описей, ак-тов работниками предприятия;
- согласования проектов номенклатуры досье структурных подраз-делений» [13, c. 74].
Уничтожение текстовой информации согласно составленным актам производится предприятием самостоятельно (в присутствии членов ЭК) или посредством услуг специализированной структуры по утилизации до-кументов.