Контрольная работа на тему Вариант 9

Содержание:

1.Управленческая документация. Понятие документ. 2
2. Понятия, виды и типы номенклатуры дел, технология составления, хранения. 7
3.Практическая работа. 12
Список используемой литературы 13

Фрагмент текста работы:

1. Управленческая документация. Понятие документ.
По мере развития общества, в связи с появлением письменности, человечество перешло к новой информационной технологии. Благодаря различным графическим знаковым система люди научились отделять информацию и фиксировать ее на каких-либо материалах с целью дальнейшей ее передачи во времени и пространстве. Таким образом, появилась документированная информация, а именно документ.
Документ представляет собой информацию в виде текста, изображения с реквизитами, звукозаписи, которая зафиксирована на материальном носителе и позволяет ее идентифицировать . В узком смысле под «документом» понимается носитель информации, который облечен в простую письменную форму, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.
Документы играют ряд функций. Именно в документе фиксируются события, факты, различные явления деятельности человека, именно поэтому важнейшей функцией документа является информационная.
Кроме того документы обладают организационной функцией, которая направлена на обеспечение воздействия на людей с целью координации их деятельностью. Коммуникативная функция документов направлена на внешние связи организаций между собой.
Огромное значение играет и юридическая функция документов, которая связана с тем, что многие документы в настоящее время используются для решения спорных вопросов.
Документы направлены на выработку дисциплины у исполнителя тем, что требуют повышенного внимания. Этим объясняется воспитательная функция документов.
Благодаря документам мы можем накапливать определенные сведения и данные за конкретный промежуток времени. Исходя из этого прорисовывается еще одна из функций документов – учетная.
Благодаря исторической функции документов мы владеем информацией о событиях и деталях разных времен.
И одна из самых важных функций документов, это управленческая. Именно она направлена на организацию, контроль, анализ производственных процессов.
Документирование управленческой деятельности в настоящее время затрагивает абсолютно все процессы, которые, так или иначе, относятся к записи информации, которая необходима для эффективного осуществления функций управления, на различных носителях. Такая документация оформляется согласно установленным правилам.
В настоящее время управление предприятием есть сложный процесс, который состоит из этапов: получения информации, переработки ее, далее происходит принятия решения, которое доводится до исполнителя.
Среди всех этапов управления предприятием самой главной является непосредственно принятие решения, для осуществления которого необходима информация достоверная (соответствие содержания предоставленной информации действительному состоянию дел), оперативная (информация должна отражать реальное состояние дел) и полная (информация должна быть достаточной для принятия решения).
Информация должна поступать руководителю в форме, которая легка для обработки и восприятия. Именно поэтому, основной источник информации – это документы, которые представляют собой основной объект в управленческой сфере .
Управленческий документ представляет собой сообщение, которое выполняет управленческую функцию. Он состоит из текста и справочной части. Именно в нем фиксируются решения, принятые по каким-либо организационным и управленческим вопросам, а также по вопросам управления в сфере регулирования и обеспечения деятельности органов власти.
Каким образом необходимо оформление управленческих документов – все это установлено стандартами.
В сфере управления документы делятся на несколько видов:
- официальный документ;
- подлинник;
- копия;
- личные документы;
- документы личного происхождения .
Существует и более распространенная система классификации документов:
- документы различаются по форме: выделяют индивидуальные и трафаретные;
- по наименованию документы бывают: акты, договоры, приказы, служебные письма и другие;
- по своей юридической силы делятся на: подлинные и подложные;
- документы по срокам исполнения разделяются на: срочные и несрочные;
- по месту составления: внешние и внутренние документы;
- существует также разделение по средствам фиксации: выделяют электронные, письменные, графические и другие;
- по стадиям документы бывают: подлинники и черновики.