Контрольная работа на тему ВАРИАНТ 7. 7, 17, 27, 37, 47 Семинар № 5 вопрос 17

Содержание:

1. Информация и информационный контур организации. 2
2. Национальные стандарты в области документационного обеспечения управления. 5
3. Организация документационного обеспечения управления деятельностью таможенных органов. 11
4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств. 16
5. Организация документооборота. 18
6. Решение задачи 23

Фрагмент текста работы:

1. Информация и информационный контур организации.

Информационные ресурсы требуют квалифицированного управления. Отметим, что до сих пор нет общепринятых методологий и метрик для количественной и качественной оценок эффективности информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей в них. И тем не менее на уровне предприятия можно и нужно изучать информационные потребности, выстраивать информационный контур, формировать информационное поле, измерять (разрабатывать соответствующие метрики), планировать и управлять информационными ресурсами. Это предполагает:
 оценку информационных потребностей на каждом управленческом уровне и в рамках каждой функции управления;
 решение проблемы несовместимости типов данных;
 создание системы управления данными, базами и хранилищами данных;
 организацию поиска, обработки, преобразования, анализа данных;
 разграничение доступа и обеспечение безопасности;
 доставку информации конечному потребителю.
Данные, информация, документы, циркулирующие внутри предприятия и отражающие суть его деятельности, образуют переплетающиеся и взаимодействующие потоки .
В процессе деятельности предприятия происходит постоянное перераспределение и изменение информационного наполнения потоков. Эти изменения вызывают необходимость управления. Система управления деятельностью предприятия, реализованная на базе информационной системы, позволяет отслеживать изменения, адекватно на них реагировать, стабилизировать ситуацию, сохранять качественную определенность процессов, совершенствовать внутреннюю среду, поддерживать динамическое равновесие с внешней средой в целях достижения тех или иных преимуществ.
Управляющая часть организации оказывает на управляемый объект или процесс управляющее воздействие (Рисунок 1). Чтобы управляющая система могла реально осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого объекта с конечной целью управляющего воздействия. Взаимодействие органа управления с управляемым объектом происходит в виде циркуляции информации по некоторому замкнутому контуру, называемому локальным информационным контуром .

Рисунок 1 - Локальный информационный контур

Локальные контуры, образованные суммой управляющих сигналов и информационных откликов по всей процессной области, складываются в сложную замкнутую конфигурацию управляющих потоков и потоков данных внутри предприятия. Верхняя граница этой конфигурации, отделяющая внутреннюю среду от внешней, образует информационный контур предприятия. Совокупные объемы деловой информации формируют внешнее и внутреннее информационные поля (Рисунок 2). Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия
К такой информации следует относить:
 приказы и распоряжения высших руководителей и менеджеров всех звеньев (в бумажном и электронном видах);
 текущие и перспективные планы;
 базы данных о номенклатуре выпускаемой продукции, поставщиках, состоянии запасов, готовых продуктах;
 первичные документы управленческого, бухгалтерского, торгового и оперативного учета;
 данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;
 данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного);
 результаты собственного анализа финансово-хозяйственной деятельности и результаты внешнего аудита;
 другие данные (например, результаты анкетирования сотрудников предприятия, сведения о повышении квалификации).

Рисунок 2 - Информационный контур и информационное поле предприятия
Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что в свою очередь приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений.