Контрольная работа на тему Список тем указан в ТЗ

Содержание:

Введение. 3

1. Режимы хранения документов. 4

2. Общие требования к зданиям и
помещениям архивов. 5

3. Технические требования к зданиям
архивов. 6

4. Основные и вспомогательные
помещения архивов. 6

5. Охранный режим архив. 7

6. Технические требования к
помещениям хранилищ.. 8

7. Световой режим в хранилище. 9

8. Общее и специальное оборудование
архивов. 9

Заключение. 12

Библиографический список. 13

Введение:

Актуальность исследования: на разных этапах
учета организация хранения документов имеет определенные особенности. Хранение
архивных документов в течение определенного срока – одна из обязанностей любого
российского учреждения или организации. В небольшой компании за это отвечает
обычно секретарь или помощник руководителя, иногда – бухгалтер. В средних по
размеру документооборота предприятиях может быть создано специальное подразделение.

Объектом исследования современные технологии хранения докментов.

Предмет исследования – процесс исследования организации хранения документов.

Цель работы – изучение основных
условий хранения документов.

Поставленной цели
соответствуют следующие задачи:

- определить основные
режимы хранения документов;

- привести общие
требования к харанению документов;

- охарактеризовать технические
требования к хранению документов.

Для реализации
поставленных задач в работе использовались следующие методы и приемы
исследования: анализ теоретических аспектов правового регулирования
документирования, сравнение различных компонентов исследуемых вопросов, синтез
полученных результатов для формирования выводов по проведенному исследованию.

Работа состоит из введения,
основной части, заключения, списка использованной литературы.

Заключение:

Таким образом, в ходе данного контрольного исследования
были рассмотрены следующие аспекты:

Основу любого архива составляют бухгалтерские и кадровые
документы. Нарушение определенных законодательством сроков их хранения может
привести к штрафным санкциям и обернуться сложностями с получением необходимых
для дальнейшей деятельности предприятия сведений или каких-либо личных данных
сотрудников. Поэтому при создании архива предприятия или учреждения необходимо
знать, что: срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом
окончания делопроизводства; все документы в архиве следует хранить согласно
номенклатуре дел; дело – это прошитая папка с оригиналами документов и
указанием ее названия, номера и срока хранения.

Для правильного архивного хранения документов требуется
специализированное помещение с определенными условиями, которое может быть
расположено как в офисе (оно должно быть изолировано от остальных помещений),
так и в отдельно стоящем здании.

При организации архива необходимо учесть следующие
требования:

- наличие естественной или искусственной системы вентиляции;

- наличие определенного температурного (17-19°С) и влажностного (50-55%)
режима;

- наличие противопожарных и охранных систем;

- жесткое соответствие санитарно-гигиеническим требованиям.

В помещениях для архивного хранения документов
запрещается использовать нагревательные и отопительные приборы, за исключением
проводки централизованного отопления при условии ее специальной изоляции. При
естественном освещении необходимы светозащитные жалюзи. Искусственное освещение
обеспечивается лампами накаливания, установленными в закрытые матовые плафоны.

Фрагмент текста работы:

1. Режимы
хранения документов Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их
защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих
утрату документов.

1. Световой режим

Постоянное хранение документов должно осуществляться в
темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или
технологически необходимых уровнях освещения.

2. Температурно-влажностный режим.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами
кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный
температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов6 для
бумажных документов – температура 17-19 С, относительная влажность воздуха
50-55 %, для пленочных материалов – черно-белых (15С и 40-55%) и цветных (2-5 С
и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15-20 С и
50-65%.

Температурно-влажностный режим в хранилищах
контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха в кондиционируемых
помещениях – один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два
раза в неделю, при нарушениях режима хранения – ежедневно [2].

3. Санитарно-гигиенический режим

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в
условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная
циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в
санитарно-биологическом отношении.

Открывающиеся в теплое время года окна, а также
вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные
отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек
более 0,5 мм.

В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней
одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов,
курение.

4. Охранный режим

Охранный режим распространяется также на помещения, в
которых временно хранятся архивные документы материальные ценности архива.