Контрольная работа на тему Разработка должностной инструкции (43. Секретарь руководителя )

Фрагмент текста работы:

Должностная инструкция  секретаря руководителя
1. Общие положения
1.1. Секретарь делопроизводителя является должностью из разряда  технических исполнителей.
1.2. На должность секретаря делопроизводителя может быть принято лицо обладающее следующими профессиональными качествами и требованием: иметь высшее профессиональное образование без обязательного стажа работы или при наличии среднего профессионального образования иметь стаж работы по специальности не менее 2 лет. Работодатели не предъявляют особых требований к специальности заявителя, но подчеркивают, что заявитель должен обладать необходимыми личностными качествами и должен выполнять свои обязанности на должном уровне. 
1.3. Секретарь руководителя назначается и освобождается от должности директором организации.
1.4. Секретарь руководителя должен владеть и знать:
• основные распоряжения, приказы, постановления, и другие нормативные документы которые отражают организацию, ведение делопроизводства и документооборот и процесс организации делопроизводства;
• организационную структуру, быть знаком с руководством организации,  его подразделениями, и основными направлениями в работе отделов;
• владеть методикой и правилами оформления и обработки документов;
• знать порядок подготовки документов в архив, уметь составлять описи для сдачи в архив и сроки хранения архивных документов;
• владеть основами машинописи и делопроизводства;
• правила использования приемно-переговорными устройствами, факсом, телексом, АТС, коммутатором;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила составления, печати, визирования, деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики, быть всегда вежливым и доброжелательным;
• правила делового общения и этикета, при общении, проведении переговоров, совещаний и т.д.;
• основные правила и методику организации труда и управления;
• правила и нормы эксплуатации вычислительной техники, уметь вовремя вызвать специалиста для профилактики и настройки;
• основы административного права и законодательства о труде, а также нормативные документы по делопроизводству;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правила техники безопасности, пожарно-охранной сигнализации,  правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:
• законодательством РФ, Уставом организации, основополагающими приказами, распоряжениями, на которые он опирается по подчиненности согласно настоящей инструкции, настоящей должностной инструкцией, основными правилами внутреннего распорядка и трудового дня в организации.
1.6. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно директору организации (Генеральному директору либо руководителю организации)
1.7. В период секретаря руководителя (по служебной надобности — командировка, сдача отчетов, по личным - отпуск, болезнь) его обязанности выполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за выполнение своих обязанностей.
2. Функции секретаря руководителя
Секретарь руководителя выполняет следующий перечень работ:
Выполняет работу, относительно организационно - технического обеспечения административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия. Секретарь руководителя принимает входящую корреспонденцию на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов. Ведет контроль исполнения писем и поручений с определенной датой. 
Осуществляет ведение делопроизводства, выполняет различные операции с использованием компьютерных технологий, предназначенных для сбора, обработки и представления информации, необходимой для подготовки и принятии решений. 
Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Контролирует информацию относительно встреч руководителя, ведет запись на личный прием, в случае разъездного характера руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными отделами и подразделениями, исполнителями  - полученных к оформлению документов, проверяет их правильность подготовленных проектов документов, представленных руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. Организует телефонные переговоры руководителя, фиксирует в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и получает информацию о приемных и переговорных устройствах (Телефакс, телекс и т.д.), а также телефонные сообщения, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. 
От имени руководителя направляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Контролирует выполнение сотрудниками изданных приказов и инструкций, а также соблюдение сроков выполнения указаний и инструкций Директора, принятых на контроль. Ведет контрольно - регистрационную картотеку. 
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационного оборудования, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Распечатывает по указанию руководителя службы необходимые для его работы материалы или вводит актуальную информацию в базу данных 
Секретарь руководителя организует прием посетителей, способствует оперативному рассмотрению запросов и предложений сотрудников. Формирует дела в соответствии с утвержденной нормами и порядком, обеспечивает сохранность документов и своевременную сдачу в архив. Копирует документы ксероксе, находящимся в канцелярии.