Контрольная работа на тему Понятия «электронный документ» и «электронный документооборот

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
ПОНЯТИЯ «ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА» И «ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА» 4
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 10
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 12

Введение:

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что организация документооборота является важной составляющей функционирования любой организации.
Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик.
Грамотно построенная и отлаженная система документооборота объективно и полно отражает производственную деятельность предприятия и предоставляет возможность руководству своевременно влиять на нее.
Целью данной работы является анализ понятий «электронного документа» и «электронного документооборота».
При написании работы использованы методы анализа, синтеза, сравнения, абстрагирования, дедукции и индукции.
Данная работа структурирована на введение, основную часть, заключение, список источников и литературы.

Заключение:

В ходе работы были проанализированы следующие вопросы:
- определены основные понятия, используемые в системах электронного документооборота;
- установлены главные принципы электронного документооборота, заключающиеся в однократной регистрации документа, возможности параллельного выполнения операций, непрерывности движения документа;
- произведена классификация систем электронного документооборота на универсальные «коробочные» СЭД, индивидуально разрабатываемые СЭД и комбинированные СЭД;
- обозначена растущая потребность в системах электронного документооборота, которые провозглашены ключевым элементом концепции «электронного правительства»;
- обозначена потребность в разработке защищенных систем электронного документооборота на базе тиражируемых программных продуктов;
- отмечено, что во многих отечественных СЭД реализованы многие компоненты систем класса ECM (Enterprise content management – управление корпоративной информацией или управление информационными ресурсами предприятия), такие как долговременное хранение документов, управление документами и их образами, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами;
- произведено исследование систем электронного документооборота на российском рынке, пользующихся наибольшим спросом. К ним относятся: Directum, DocsVision, Globus Professional от компании «Проминфосистемы», PayDox от компании «Paybot», 1С:Документооборот, Босс-референт от «ГК АйТи», ДЕЛО от компании «ЭОС», ЕВФРАТ от компании «Cognitive Technologies», МОТИВ;
- обозначены государственные инициативы в области систем электронного документооборота;
- установлены ГОСТы, Федеральные Законы, Постановления Правительства РФ в области систем электронного документооборота, на которые ориентируются разработчики отечественных СЭД;
- установлено, что на текущий момент не существует единого нормативно-правового документа, который в полной мере регулировал бы деятельность разработчиков отечественных СЭД;
- произведен анализ пользующихся наибольшим спросом систем электронного документооборота на российском рынке;
- выявлено, что СЭД ЕВФРАТ от компании «Cognitive Technologies» имеет более высокую суммарную оценку среди остальных рассматриваемых систем, однако, исходя из результатов анализа, по некоторым позициям СЭД ЕВФРАТ уступает другим рассматриваемым системам.
Однако, в ООО «ИЛМиТ» как и на всех предприятиях входящих в объединенную корпорацию РУСАЛ, внедрен PayDox от компании «Paybot».

Фрагмент текста работы:

ПОНЯТИЯ «ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА» И «ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА»

Документ, в сущности, является информацией, которая зафиксирована на материальном носителе с реквизитами для облегчения идентификации. Такое определение содержится в ГОСТ Р 5114198 и ISO 154899 .
На сегодняшний день документ представляет собой основной способ представления необходимой информации в любой современной организации. Из этого следует, что документацию необходимо каким-то образом хранить, перерабатывать, рассортировывать и классифицировать.
Работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.
Можно говорить о важном требовании к документообороту, представленном в виде приспособленности к новым информационным технологиям.
Прежде всего, должен быть регламентирован состав автоматизированных пунктов, при помощи которых осуществляется обработка информации. Также детальной регламентации подлежат автоматизированные рабочие места и технологические операции, которые проводятся с их помощью. Необходимо регламентировать и способы передачи информации между автоматизированными пунктами, где указанная информация обрабатывается .
В процессе исследования был сделан вывод о сохранении традиционным документооборотом собственных позиций в некоторых специфических делопроизводственных отраслях. В частности, это характерно для предприятий различных форм собственности, работа которых связана с конфиденциальными документами.