Контрольная работа на тему Необходим доклад по теме: Использование существующих средств копирования и тиражирования документов для изготовления экземпляров и копий конфиденциальных документов .

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

ИНФОРМАЦИЯ, ДОКУМЕНТ И ПОНЯТИЕ ТАЙНЫ.. 4

МЕТОДЫ КОПИРОВАНИЯ И ТИРАЖИРОВАНИЯ
ИНФОРМАЦИИ.. 8

КОПИРОВАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ
ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ... 12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 16

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 17

Введение:

Значение делопроизводственного обслуживания, как одной из сфер
управленческой деятельности, определяется универсальностью делопроизводства,
поскольку основу информационного хозяйства любого предприятия, учреждения или
организации составляют традиционные, рукописные, типографские документы,
документы на магнитных носителях, электронные документы и др. Организация
делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность
функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда
управленческих работников.

Проблема защиты информации от несанкционированного
доступа к ней возникла давно, с той поры, когда человеку по каким-либо причинам
не хотелось делиться ею ни с кем или не с каждым человеком. С развитием
человеческого общества, появлением частной собственности, государственного
строя, борьбой за власть и дальнейшим расширением масштабов человеческой
деятельности информация приобретает цену. Данный факт обуславливает
актуальность рассматриваемой темы, ведь от правильности выбора инструментов
копирования и тиражирования документов, а также от соблюдения необходимых норм
документооборота зависит защита информации от несанкционированного
распространения.

Цель работы – изучить основные способы и нормативы, связанные с
копированием и тиражированием документов – носителей конфиденциальной
информации.

Задачи:

- рассмотреть понятия информации, документа, конфиденциальной
информации и тайны в документоведении и документообороте;

- конкретизировать информацию о доступных способах и методах
копирования и тиражирования документации, в том числе конфиденциальной;

- выявить особенности копирования и тиражирования документов,
содержащих конфиденциальную информацию.

Заключение:

В результате работы над заявленной темой были сделаны следующие выводы.

Копированию документов в делопроизводстве может производиться с помощью
различных технических средств и разными способами: репрография, оперативная полиграфия, трафаретная, гектографическая и офсетная печать, термография, электрографическое копирование.
Также возможен перенос информации на электронный носитель.

Копирование конфиденциальных документов производится только при действительной
служебной необходимости в этом. Они могут копироваться либо в самом
подразделении конфиденциального делопроизводства, либо в специальном
множительном подразделении организации, но копирование не должно производиться
одновременно с копированием открытых документов, доступ посторонних лиц в
момент копирования конфиденциальных документов запрещен.

Разрешение на копирование документов могут давать только соответствующие
должностные лица организации. Конфиденциальные документы, поступившие из других
организаций, должны копироваться только при наличии письменного разрешения
руководителя организации, откуда они поступили. Копии регистрируются в журнале
учета копирования конфиденциальных документов.

Проблемы
защиты информации стали более сложными и значимыми в последнее время в связи с
переходом жизненного цикла документированной информации на безбумажную,
электронную основу с одновременным применением как «бумажных» технологий
делопроизводства и документооборота, так и электронных. В этих условиях особенно
важным становится регламентация норм копирования и тиражирования документов во
избежание их несанкционированного выхода за пределы конкретной организации и
уполномоченных лиц.

Фрагмент текста работы:

ИНФОРМАЦИЯ, ДОКУМЕНТ И ПОНЯТИЕ ТАЙНЫ

Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь
информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией
можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть,
получить прибыль. В настоящее время мир переживает информационный бум, что
напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией,
изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи.

XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается
как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных
ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во второй половине XX в.
появляется понятие информационные ресурсы. Но информация часто нуждается в
сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в
передаче ее на расстояние. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для
передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее
сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное
использование, возвращение к информации во времени.

Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в
частности:

- по назначению (одноцелевая связана с решением одной конкретной
проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких разнообразных
проблем);

- по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться
практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению; не фиксируемая
информация используется в момент получения: она также может храниться некоторое
время, но при этом постепенно искажается и исчезает);

- по степени готовности для использования (первичная информация
представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника и
систематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная
информация состоит из сведений, прошедших процессы предварительной «очистки» и
систематизации, позволяющих решить вопрос о конкретных направлениях и способах
их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать
обоснованные управленческие решения);

- по полноте информация может быть частичной или комплексной
(последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность
непосредственно принимать любые решения; первая на практике может
использоваться только в совокупности с другой информацией);

- по степени надежности информацию можно разделить на достоверную
и  вероятностную (вероятностный характер
может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего
источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать;
неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии
управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных
сведений).

Информация может быть также классифицирована по объему,
источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Информация как объект правовых отношений в социуме рассматривается
сквозь призму нескольких характерных черт.

Информация может являться объектом публичных, гражданских и иных
правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и
передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не
установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее
предоставления или распространения. Информация в зависимости от категории
доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на
информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация
ограниченного доступа).

Информация в зависимости от порядка ее предоставления или
распространения подразделяется на:

- свободно распространяемую;

- предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих
отношениях;

- подлежащую предоставлению или распространению в соответствии с
федеральными законами;

- запрещенную к распространению в Российской Федерации или
распространение которой ограничено.

Кроме того, законодательством Российской Федерации могут быть
установлены виды информации в зависимости от ее содержания или обладателя.

Секретность - важное средство обеспечения государственной
безопасности. Режим секретности
- это установленный нормативными актами единый порядок обеспечения защиты
сведений, составляющих государственную тайну, включающий систему
административно-правовых, организационных, инженерно-технических и других мер.

Указом президента РФ №188 от 6 марта 1997 года был утвержден
перечень сведений «конфиденциального характера», где указаны шесть видов такой
информации.

1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к
определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу
(субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год,
месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное
положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

2. Тайна следствия и судопроизводства - сведения о защищаемых
лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с
Федеральным законом от 20 августа 2004 г. №119-ФЗ «О государственной защите
потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства».

3. Служебная тайна – служебные сведения, доступ к которым
ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом
РФ и федеральными законами.

4. Профессиональная тайна – сведения, связанные с профессиональной
деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и
федеральными законами.

5. Коммерческая тайна – сведения, связанные с коммерческой
деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом
РФ и федеральными законами.

6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного
образца до официальной публикации информации о них.

Однако, указы Президента РФ не относятся к законодательным актам и
руководствоваться данным Указом можно лишь весьма ограниченно, только для
принятия внутренних решений в организации по отнесению информации к той или
иной степени защиты, т.е. если потеря информации внутренняя проблема
организации и не затрагивает интересы третьих лиц.

Под информацией с ограниченным доступом понимается информация,
доступ к которой ограничен в соответствии с законом с целью защиты прав и
законных интересов ее обладателей. Она состоит из государственной тайны и
конфиденциальной информации.