Контрольная работа на тему Документальное обеспечение

Содержание:

1. Понятие о документах, способах документирования 3
2. Сроки исполнения документов. Понятие снятия документов с контроля 7
3. Оформление реквизита 14, 02, 05 9
4. Оформление краткого протокола 12
Список использованной литературы 14

Фрагмент текста работы:

1. Понятие о документах, способах документирования

В основе документирования деятельности лежит понятие «документ».
Однако, научно обоснованная трактовка понятия «документ» является одной из главных теоретических проблем документоведения и архивоведения, поскольку уяснение содержания данного понятия немаловажно для успешного решения широкого спектра междисциплинарных проблем информатизации общества.
Рассмотрим основные теоретические подходы к толкованию понятия «документ».
В соответствии с трактовкой Международной организацией по стандартизации (ИСО) документ – это запись информации любым способом фиксирования, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.д. Такое определение позволяет включить в данное понятие все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п., что в корне является неверным.
Н.Н. Кушнаренко считает, что документ можно получить любым способом фиксирования каких-либо сведений.
В соответствии со словарем архивной терминологии, утвержденном Международным советом архивов, под документом понимается комбинация носителя и информации, записанной на нем, которая может использоваться для освидетельствования или осведомления; обособленная единица архива, документального фонда или записи.
Отсутствие единого мнения относительно трактовки понятия «документ» ставит на первый план необходимость определения признаков документа. В их число входят:
1. Наличие смыслового содержания.
2. Стабильная материально-вещественная форма, которая обеспечивает долговременное использование и хранение документа.
3. Функциональная предназначенность для передачи информации в пространстве и времени.
4. Вещность документа.
При этом, информация является главной составляющей любого документа. Но, информация, содержащаяся в документе, имеет собственную специфику:
1. Документ выступает носителем социальной информации.
2. Документ подразумевает наличие смысловой информации в ней, которая является результатом интеллектуальной деятельности человека.
3. Передача информации осуществляется дискретно в виде сообщений.
Рассматривая особенности функционирования организации в условиях социально-экономического развития страны, необходимо отметить, что деятельность любой компании сопровождается созданием документов.
Документ в управлении организации является необходимым условие обеспечения эффективного функционирования организации, а также гарантом фиксации обстоятельств ведения бизнеса.
Значение документа в деятельности аппарата управления организации трудно переоценить.
Информация, зафиксированная в организационных документах, является отражением деятельности компании. При этом, большую часть информации работники получают посредством тех или иных документов.
Грамотно сформированные документы организации, в особенности, организационно-распорядительные документы позволяют менеджерам обеспечить оперативное информирование сотрудников компании, донесение до них актуальных целей и задач производственной деятельности и т.д.
Помимо прочего, управление документацией в организации позволяет обеспечить защиту интересов организации, а также повысить эффективность управленческого труда.
Под документированием понимается осуществление записи информации на различных носителях по установленным правилам.