Контрольная работа на тему Документационное обеспечение управления

Содержание:

Оглавление 1. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации: характеристика, назначение,
состав. 3
2. Назначение, состав и оформление
распорядительных документов. 13
3. Система автоматизации
делопроизводства (САД) и система электронного документооборота (СЭД). 20
Список
использованных источников. 26

Введение:

Заключение:

Фрагмент текста работы:

Вариант №8

1. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации: характеристика, назначение,
состав.

Унифицированная система организационно-распорядительной
документации (УСОРД) ─ это организованный рационально комплекс взаимосвязанных
между собой документов, который отвечает единым требованиям и правилам и
содержит необходимую информацию, требуемого для оптимального управления некоторым
хозяйствующим экономическим объектом или организацией[8].

Все формы управленческой деятельности отражены в
соответствующих документах, которые являются способом и средствами реализации
функций, возложенных на управляющий аппарат. Но один документ — это единый акт
документирования. Деятельность управленческого аппарата формализуется набором
взаимодействующих документов определенным образом, обычно соответствуя функциям
управления.

Ряд функций управления является типичным, присущим
любому устройству управления. Такие функции включают, например, прогнозирование
и планирование, организационную и административную деятельность, учет и
отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т. д. Эти
функции отражены в документах, общих для всех учреждений и фирм. Набор
взаимосвязанных документов, используемых в определенной области деятельности,
представляет собой систему документации.

Можно определить системы функциональной документации,
имеющие общее значение для систем управления многими экономическими субъектами,
но также можно рассмотреть всю документационную систему в целом. В ней будет
отражена специфика той или иной сферы деятельности.

Унификация является одним из методов стандартизации.
Унификация означает приведение чего-то в единую систему, форму, единообразие. В
процессе унификации рациональное сокращение элементов исходного набора объектов
(например, форм или типов документов, их показателей и реквизитов).

Стандартизация — это процесс установления и применения
стандартов, под которыми понимается образец, стандарт, модель, взятый за основу
для сравнения других подобных объектов. Стандарт в качестве
нормативно-технического документа устанавливает набор норм, правил, требований
к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом[9].

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации
установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом
регулировании»[1] и правилами применения национальных стандартов
Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0- 2004 «Стандартизация в Российской Федерации:
основные положения»[4].

Положения основных стандартов системы стандартизации в
Российской Федерации разработаны для применения федеральными органами
исполнительной власти, коммерческими структурами, комитетами технических
стандартов, общественными объединениями и заинтересованными сторонами.

В управлении документами унификация и стандартизация —
это процесс установления единообразия в создании и выполнении документов.
Однако между этими двумя понятиями не может быть равного знака. Стандартизация
документов — это высший уровень унификации, приведение ее результатов в
соответствие с уровнем правовой нормы. Требования стандарта обязательны в
рамках его распространения. Поэтому унификация обычно выполняется как
предварительная стадия стандартизации, но она также может быть самостоятельной.

Деятельность учреждений формализуется набором
документов, которые определяют соответствующие управленческие функции. В
процессе реализации или реализации каждой функции управления создаются
определенные документы, которые составляют систему документации.

Система документации представляет собой набор
документов, взаимосвязанных по происхождению, месту назначения, типу, сфере
деятельности, единым требованиям к их регистрация. Результатом работы по унификации
документов могут быть[8]:

¾
общероссийские
унифицированные формы;

¾
отраслевые
унифицированные формы;

¾
унификация
сформированных форм и документов компании.

Унифицированная система
организационно-распорядительной документации (УСОРД) — система
документации, созданная по тем же правилам и требованиям унификации и
стандартизации, которая содержит информацию, необходимую для управления в
определенной области деятельности[8].

Разработка единой системы документации связана с
необходимостью информатизации процессов управления, создания процедур
регистрации и передачи документов. Непосредственно к разработчикам конкретных
форм и систем документации относятся министерства (ведомства), возглавляющие
отрасль деятельности, документы. Они разрабатывают и утверждают унифицированные
формы документов, при этом необходимо принимать во внимание возможность
компьютерной обработки форм.

Таким образом, например, Министерство финансов РФ
несет ответственность за первичные бухгалтерские документы, а Росстат – за
унифицированные формы первичной регистрации статистической документации.

В соответствии с
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст «О принятии и
введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» принят
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку