Дипломная работа (ВКР) - бакалавр, специалист на тему Технология​ организации ДОУ на предприятии (на примере ООО "ЛЕО ТЕЛЕКОМ")

Содержание:

1 Общая характеристика службы
документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия. 2

1.1 Основные задачи, функции и нормативно-правовая
база службы ДОУ.. 2

1.2 Организационная структура и численный состав
службы ДОУ.. 9

1.3 Современные технологии документационного
обеспечения управления. 15

2 Анализ организации и технологий документационного
обеспечения управления в ООО "ЛЕО ТЕЛЕКОМ". 29

2.1 Служба документационного обеспечения управления ООО
"ЛЕО ТЕЛЕКОМ"  29

2.2 Анализ организации и технологий документационного
обеспечения управления в ООО "ЛЕО ТЕЛЕКОМ". 38

2.3 Рекомендации по совершенствованию ДОУ на предприятии
ООО «ЛЕО ТЕЛЕКОМ». 48

Список использованной литературы.. 67

Введение:

Заключение:

Системы автоматизации
делопроизводства (САД) решают задачи учета (регистрации) входных, выходных,
внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных
резолюций и полученных отчетов об их исполнении. В базах данных все современные
системы автоматизации делопроизводства построены на клиент-серверной
архитектуре с использованием систем управления базами данных.

В системах хранится не
только формальная часть (реквизиты) документов, но и их содержательная часть в
виде текстов, текстовых файлов, образов. В автоматизации делопроизводства
организации можно условно выделить следующие основные этапы: внедрение
локальной электронной сети внутри предприятия; перемещение части внутренних и
исходных документов организации по электронной сети; установка сервера в службе
делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и
регистрационных форм документов структурных подразделений; автоматизированный
поиск и автоматизированное сопровождение хода исполнения документов;
формирование отчетных данных о документооборот компании.

Документооборот
осуществляется в виде потоков документов циркулируют между пунктами обработки
информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической
обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.д.).
Рациональной организации документооборота, скорости и четкости обработки и
передачи документов для выполнения всегда уделяется большое внимание. Основу
документооборота составляют организационные документы: устав, положения о
структурных подразделениях, приказы о распределении обязанностей, инструкции по
работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков;
пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот
охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления,
в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению,
подготовке, оформления и отправки документов. Рационально организованный
документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее
короткому пути с минимальными затратами времени.

Использование
информационных технологий для управления предприятием делает компанию более
конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптации к изменениям
рыночной конъюнктуры.

Проведенное исследование
состояния системы информационного обеспечения деятельности показало, что
совокупность всех технических ресурсов и программных средств на предприятии ООО
ЛЕО ТЕЛЕКОМ следует рассматривать как информационную систему, в которой
находятся как внешние входные потоки информации, да и внутренние информационные
потоки. Это указывает на то, что предприятие формирует собственное внутреннее
информационное пространство, в котором циркулируют информационные потоки.
Характерным признаком информационной системы ООО ЛЕО ТЕЛЕКОМ, влияющей на
уровень информационного обеспечения деятельности предприятия, является
разнородность информационных потоков и не связанность информационных систем.

Такое состояние системы
информационного обеспечения усложняет управление информационным обеспечением
деятельности компании. То есть результаты проведенного анализа и осуществлена
​​оценка уровня системы информационного обеспечение деятельности предприятия ООО
ЛЕО ТЕЛЕКОМ свидетельствуют о том, что процесс функционирования данной системы
недостаточно эффективен и это негативно влияет на принятие управленческих
решений и увеличение расходов предприятия, связанных с информационным обеспечением.

Были исследованы
проблемы, снижающие эффективность информационного обеспечения деятельности
предприятия ООО ЛЕО ТЕЛЕКОМ. Среди существенных проблем информационного
обеспечения предприятия, негативно влияющих на конечный результат
управленческой деятельности, были отмечены следующие:

– недостаточный уровень
материально-технического и программного обеспечения для создания
интегрированных, автоматизированных систем управления информационными и
документационными потоками предприятия;

– отсутствие четко
сформированных коммуникационных каналов движения информационных ресурсов
внутренней среды компании;

– несовершенный механизм
распределения информационных ресурсов в соответствии с потребностями разных
уровней управленческого персонала приводит к дезорганизации ценной информации и
усложняет процесс принятия решений.

То есть, было
установлено, что вопрос развития инструментария управления информационным
обеспечением деятельности предприятия актуален для ООО ЛЕО ТЕЛЕКОМ и требует
принятия мер по совершенствованию действующей системы информационное
обеспечение.

Было предложено
формирование и внедрение системы электронного документооборота «Электронный
архив», которая решит проблемы управления информационным обеспечением
деятельности ООО ЛЕО ТЕЛЕКОМ, а именно позволит: повысить оперативность работы
с документами благодаря сокращению времени поиска документов; своевременно
предоставлять доступ к документам; контролировать процесс хранения данных, что
обеспечит исполнение законодательства о защите персональных данных в части
конфиденциального хранения и своевременного уничтожения персональных данных
абонентов;  осуществлять мониторинг,
анализ, контроль и управление документопотоков компании.

Фрагмент текста работы:

1 Общая характеристика службы документационного обеспечения управления
(ДОУ) современного предприятия 1.1
Основные задачи, функции и нормативно-правовая база службы ДОУ

Документационное обеспечение
управления (делопроизводство) — это вид управления организацией, который заключается
в фиксировании, передаче и хранении информации о состоянии ее организации, а
также о налоговых последствиях изменения состояния. Отрасль организации работы
с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия,
организации содержат документы, которые отражают результаты и управление
производственной деятельностью, финансовое положение, работу с персоналом,
логистику и т.д.[1]

Документационное обеспечение
управления - есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность,
своевременность, точность и полнота представления информации являются основой
качества принимаемых управленческих решений.

Именно
документы гарантируют выполнение управленческих функций, в них определяются
планы, фиксируются показатели бухгалтерского учета и отчетности и прочее. В
этом контексте можно сказать, что эффективность и качество принимаемых решений,
эффективность их реализации и деятельность организации в целом зависят от того,
как производится работа с документами.

Организация
работы с документами является важной частью процессов управления и принятия
административных решений, которые существенно влияют на оперативность и
качество управления.[2]

Основными
целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и
реализация работ по документационному обеспечению управления. [1] Деловая переписка на
английском языке / Л.В. Сальникова и др. - М.: ГИС, 2016.
- 160 c. [2] Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Учебно-справочное
пособие. 10-е изд. М.: Дашков и Ко, 2021. 405 с.