Дипломная работа (колледж/техникум) на тему Электронный архив документов: достоинства и недостатки (на примере организации…)

Содержание:

Введение 2
Глава 1. Характеристика систем электронного архива документов 7
1.1 Понятие, сущность и виды систем электронного архива документов 7
1.2 Преимущества и недостатки электронного архива документов 15
1.3 Жизненный цикл и компоненты систем электронного архива документов 19
Глава 2. Внедрение системы электронного архива документов в военном комиссариате Московского и Железнодорожного районов г. Рязань 30
2.1 Общие сведения о создании и особенности деятельности военного комиссариата Московского и Железнодорожного районов г. Рязань 30
2.2 Организация электронного архива документов и движение документов в учреждении 38
2.3 Преимущества и недостатки электронного архива документов в военном комиссариате Московского и Железнодорожного районов г. Рязань 46
Заключение 61
Список литературы 63

Введение:

Актуальность темы. Распространенные сегодня компьютерные технологии принесли большие изменения в сферу документационного обеспечения управления. До автоматизации делопроизводства работа с документами занимала большую часть времени сотрудников организаций. Низкие показатели эффективности обусловливались технологиями ручной обработки документов. Распространение автоматизации позволяет выстраивать работу с документированной информацией на новых основаниях, используя возможности коллективной обработки с текстов, таблиц, изображений, организуя движения электронных документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
Современные системы электронного документооборота способны автоматизировать весь цикл работы с документами, что, несомненно, положительно влияет на сферу управления в целом. В тоже время сам процесс перехода на новые автоматизированные технологии зачастую сопряжен с явными трудностями, связанными со сложностью внедрения систем электронного документооборота в повседневную деятельность организаций. В этой связи критическое рассмотрение существующих методик и реальных проектов внедрения автоматизированных технологий в сферу управления документами представляется весьма актуальным.
При подготовке ВКР использован широкий круг современной литературы, которая носит в основном прикладной характер. В методическом пособии Ларина М. В., рассматривается ключевые проблемы теории и практики электронного документа и его применение в управлении. Представлены вопросы развития научно-методического и нормативного обеспечения.
Храмцовская Н.А. в одной из своей статье делает анализ существующей законодательно-нормативной базы в России и ее сравнение с законодательством других стран. Платко А.Ю. уделяет внимание о состояние современного российского рынка и о перспективах развития. Мансурова Н.А. раскрывает вопросы внедрения систем электронного документооборота. Белов С.П. рассматривает в своем статье методику внедрения СЭД, также Клименко С. В., Крохин И. В., Кущ В. М., Лагутин Ю. Л. рассматривают вопросы повышения эффективности автоматизации делопроизводства учреждения, включая специфические проблемы связанные с переходом на безбумажную технологию. В работе Ю. А. Черных рассматриваются такие понятия, как «система электронного документооборота», «электронный документооборот». Автор также дает классификацию систем электронного документооборота, о назначении систем электронного документооборота и их жизненный цикл. Титова Ю. Ф. Адаменко А.Н., Костюнина Т.Н. дают анализ проблемам внедрения систем электронного документооборота.

Заключение:

В ходе работы были рассмотрены цели и задачи внедрения систем электронного документооборота в организации, их классификация, существующие методики внедрения. Проведен анализ опыта реализации проектов по разработке и внедрению СЭД в организациях и учреждениях разной отраслевой направленности и форм собственности, показаны их особенности.
Подводя итог, можно сказать, что на отечественном рынке постоянно ведутся работы по усовершенствованию автоматизированных систем, предназначенных для управления документами, что ведет и к росту числа внедренческих проектов, и к совершенствованию их методик. Сегодня очень много больших и крупных компании внедряют СЭД, поскольку это обеспечивает быстрый поиск документной информации, работу с документами в режиме реального времени, повышение эффективности управления в целом. При этом делаются лишь первые шаги по созданию общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и архивов. Не существует универсальной классификации, которую можно было эффективно использовать в качестве основы для формирования требования к СЭД, как в технической, так и в прикладной ее части.
Сегодня электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации, так как объемы документов увеличиваются. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.
Преимущества электронного архива являются:
· Экономическая целесообразность: организация электронного архива значительно дешевле, чем использование дорогих офисных площадей под обычный архив;
· Безопасность и конфиденциальность: ваше электронное хранилище будет надежно защищены от несанкционированного доступа. Создание электронного архива предполагает введение принципиально более строгих и контролируемых мер безопасности, чем в бумажном архиве;
· Оперативность в работе с документами: электронный архив позволяет решить проблему оперативного доступа к документам: поиск необходимого документа и его распечатка занимают считанные секунды. Сканирование документов с последующим распознаванием дает возможность искать не только в заголовках дел, но и по их содержанию;
· Надежность: все цифровые документы временем не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств со временем и могут храниться практически вечно;
· С одними и теми же документами при любой структуре и типе локальной сети предприятия одновременно могут работать несколько пользователей, абсолютно недоступно при использовании обычного архива, в котором в конкретный момент времени каждый документ доступен только одному сотруднику.
Итак, электронный архив позволяет более эффективно организовывать хранение документов, а также является необходимым условием для эффективной работы предприятия или организации, поскольку объемы документов предприятия или организации постоянно увеличиваются. Также электронная архивация оптимально решает задачи текущего хранения документов, когда наибольшее значение приобретает оперативность доступа к информации и наличие возможности одновременного использования документе несколькими сотрудниками.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Характеристика систем электронного архива документов
1.1 Понятие, сущность и виды систем электронного архива документов
Под электронным архивом понимают базу документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск документа.
Согласно закону, создание электронного архива в организации должно отвечать следующим требованиям:
- Информация должна быть доступной для дальнейшего использования;
- Должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан;
- При наличии должна храниться информация, которая позволяет установить происхождение электронного документа, а также дату и время его отправления .
Внедрение электронного архива, прежде всего, начинается с необходимости структурировать электронную информацию, независимо от вида документа.
В электронном архиве будут храниться документы, полученные от физических и юридических лиц, в том числе: - статистические документы - сюда войдут документы, отражают работу учреждения;
- Документы по сроку хранения - войдут документы долгосрочного и временного хранения, а также ликвидированы документы;
- Документы для самостоятельной загрузки – зарегистрированный пользователь самостоятельно загружает документы в архив;
- Исторические документы - войдут документы, отражающие историю района.