Часть дипломной работы на тему Организация и технология архивного хранения документов на примере министерства образования и науки республики Башкортостан

Фрагмент текста работы:

1 ПРАВОВАЯ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ РАБОТУ С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие, сфера деятельности и статус архива организации      

Архив является неотъемлемой частью организации, ее необходимостью. Федеральный закон от 22 октября 2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»[1] предъявляет требования по организации архивов к организациям всех форм собственности. Под действие закона попадают все организации, деятельность которых связана с осуществлением юридически значимых действий, закрепленных в документах, включая электронные. Данный Федеральный закон закрепляет за государственными органами и органами местного самоуправления обязанность создания и поддержания архивного отдела, коммерческие организации имеют право выбора, решение принимает руководство организации.

Обязательное хранение архивных документов неизбежно и закреплено как в положениях архивного закона, так и в требованиях отдельных нормативных актов, например, на уровне отраслевого законодательства и законов, регламентирующих коммерческую деятельность, также имеет отношение к гражданам, ведущим индивидуальную предпринимательскую деятельность.

Полисемантичный термин «архив» как основная категория в архивоведении находит отражение в нескольких значениях. Необходимо рассмотреть архив как организацию или ее структурное подразделение, созданное с целью хранения документов и организации их дальнейшего использования, а также комплекс множества документов, находящихся на хранении в организации или у лица.

Создание архива несет в себе цель приема документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения. В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования[2].

Форма зависит от объема документов. Виды архивов классифицируются в зависимости от компетенции (функций) организации. В Таблице 1.1 представлена систематизированная классификация архивов по различным критериям.

Таблица 1.1 Классификация видов архивов[3]

Архивы как источники аккумуляции информации хранят в себе разнообразные комплексы документов, отражающие все стороны жизни общества. Создание архивов как структурных единиц организации обязательно и способствует оптимизации деятельности, эффективному развитию, в свою очередь процесс организации архивов не должен противоречить законодательству.