Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Разработка автоматизированной системы документооборота колледжа. «******»

Содержание:

Содержание Введение. 9
1. Теоретическая часть. 11
1.1. Информационные системы: классификация и инструменты
проектирования и разработки информационных систем. 11
1.2. Ведение документооборота: этапы создания, организация
хранения документов  18
1.3. Обзор аналогов информационных систем для
автоматизации ведения электронного архива документов. 24
1.4. Сравнительный анализ технологий проектирования
информационных систем. 28
1.5. Обоснование проектных решений. 29
1.5.1. По техническому обеспечению.. 29
1.5.2. По информационному обеспечению.. 30
1.5.3. По программному обеспечению.. 31
2. Практическая часть. 35
2.1. Характеристика ЧУПО «Краснознаменский городской
колледж»..... 35
2.2. Программная и техническая архитектура ИС предприятия. 37
2.3. Характеристика существующих бизнес-процессов в
деятельности колледжа 43
2.4 Концептуальный план проекта. 51
3. Разработка информационной системы.. 54
3.1. Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации. 54
3.2. Характеристика результатной информации. 56
3.3. Дерево функций и сценарий диалога. 57
3.4. Характеристика базы данных. 59
3.5. Структурная схема информационной системы.. 61
3.6. Описание программных модулей. 63
3.7 Обеспечение информационной безопасности. 67
3.8. Руководство пользователя. 68
Заключение. 80
Список использованной литературы.. 82

Введение:

Автоматизация
документооборота в современных условиях является необходимым условием
выполнения всех бизнес-процессов организации. Документооборот способен как
ускорить выполнение внутренних операций, так и значительно их затормозить.

Целью
данной выпускной квалификационной работы является разработка автоматизированной
системы документооборота для Частного учреждения профессионального образования «Краснознаменский
городской колледж». Тема
работы является актуальной, так как в настоящее время документооборот колледжа нуждается в применении программного
обеспечения для автоматизации, поскольку многие операции с документами
выполняются вручную, документы часто теряются, путаются.

Задачи работы:

- выполнить исследование теоретических основ
проектирования и разработки информационных систем;

- рассмотреть особенности ведения документооборота;

- выполнить анализ деятельность объекта
исследования;

- исследовать рынок систем электронного
документооборота, которые могут быть внедрены в колледже;

- выявить необходимость автоматизации системы
электронного документооборота и разработать требования к системе;

- разработать информационную систему.

Объектом исследования настоящей работы является ЧУПО «Краснознаменский городской колледж».

Предметом исследования является разработка информационной
системы электронного документооборота.

Гипотеза исследования. Решение поставленных задач и
достижение цели исследования позволит упростить ведение документооборота
организации, сократить количество ошибок и ускорить процесс принятия
обоснованных управленческих решений.

При выполнении работы
применялись следующие методы исследования:

- изучение и анализ научной литературы;

- изучение и обобщение отечественной и зарубежной
практики;

- практическое изучение методов и средств
моделирования баз данных;

- практическое изучение методов и средств
проектирования реляционных баз данных и разработки информационных систем.

Структура работы выключает три главы.

В первой главе работы рассмотрены теоретические основы
разработки и проектирования информационных систем, ведение учета документов, а
также проведено исследование аналогов информационных систем, которые могут быть
использованы для ведения электронного документооборота.

В разделе постановки задачи определена цель создания информационной
системы, выявлены проблемы ведения документооборота в организации и определено
направление их устранения. Проведен анализ информационных систем,
представленных на рынке для автоматизации документооборота, исследована
возможность их внедрения в ЧУПО «Краснознаменский городской колледж». Выбрана СУБД для разработки
модуля, а также среда разработки модуля.

Третья глава включает описание реализации информационной
системы: структура и взаимосвязь модулей, дерево функций, описание порядка
реализации системы, руководство пользователя.

Практическая значимость разработки заключается в последующем
внедрении разработанного программного обеспечения в отделе делопроизводства ЧУПО «Краснознаменский
городской колледж».

Заключение:

Целью
выпускной квалификационной работы является разработка информационной системы
электронного документооборота (СЭД) образовательного учреждения на примере частного
образовательного учреждения высшего образования ЧУПО «Краснознаменский
городской колледж».

В
ходе выполнения работы решены все поставленные задачи.

Исследована
предметная область по ведению документооборота в организации. Разработаны
основные требования к информационной системе.

Проведено
обоснование выбора среды разработки и системы управления базами данных для
проектируемой системы. В качестве СУБД выбрана среда MS SQL Server, в качестве
среды разработки выбрана современная система разработки приложений Microsoft
Visual Studio на базе платформы .Net, язык программирования – C#.

Проведен
анализ предметной области, выделены сущности. Построена ER-диаграмма
«сущность-связь», логическая и физическая модели базы данных.

Основные функции информационной системы:

- учет документов и их исполнения: учет
исполнителей, поэтапное согласование по заранее определенной последовательности
с ответственными лицами на каждом этапе, учет версий документов, которые
прикрепляются на каждом этапе согласования;

- контроль исполнения документов согласно
регламенту;

- учет внутренних заданий (поручений) для
сотрудников организации и их исполнения.

Внедрение
разработанного проекта информационной системы контроля и учета входящей,
исходящей и внутренней корреспонденции, позволит увеличить производительность
работы сотрудников компании, создать единое информационное пространство о
делопроизводствах, документах, этапах согласования и т.д.

Внедрение
информационной системы ведения архива документов позволит:

- повысить производительность труда сотрудников;

- экономить рабочее время сотрудников;

- автоматизировать процесс учета документов;

- сократить время на поиск документов;

- хранить информацию в безбумажном виде;

- повысить достоверность и качество хранимой
информации за счет автоматической проверки вводимых данных о документах.

Все
поставленные задачи выполнены. Цель выпускной квалификационной работы
достигнута.

Фрагмент текста работы:

1. Теоретическая часть 1.1. Информационные системы: классификация и
инструменты проектирования и разработки информационных систем Автоматизированная информационная система (АИС) – это система, состоящая из
персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая
автоматизированную технологию выполнения установленных функций [15].

Различают
четыре типа автоматизированных информационных систем [9]:

1) информационные
системы, которые охватывают один бизнес-процесс автоматизируемого предприятия;

2) информационные
системы, которые охватывают несколько процессов;

3) информационные
системы, которые обеспечивают выполнение одного процесса в пределах нескольких
организаций;

4) информационные
системы, которые реализуют несколько процессов в пределах нескольких
организаций.

Различают следующие
категории АИС [9]:

1) простые АИС – элементарные справочные
системы;

2) сложные АИС – экспертные системы,
прогностические и аналитические АИС.

Автоматизированная информационная система представляет собой
комплекс технологий, которые составляют информационную системы, предназначенную
для обслуживания потребителей.

На рисунке 1.1 представлены основные компоненты и процессы в
АИС [20].

Данные в АИС поступают из внешних источников, сторонних АИС,
баз данных и т.д.