Аттестационная работа (ИАР/ВАР) на тему Основные формы и методы использования архивных документов в современных условиях

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 4
1.1 Порядок организации работы архива учреждения 4
1.2 формы и методы использования архивных документов 10
2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВОВ ПРИЗЫВНОГО ПУНКТА ВОЕННОГО КОМИССАРИАТА 18
2.1 Характеристика организации 18
2.2 Организация использования архивных документов 19
2.3 Совершенствование использования архивных документов в пределах архивов призывного пункта 26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 42
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 43

Введение:

Актуальность выбранной темы обусловлена низкой степенью ее изученности. Архивы и архивные документы, сохраняемые ими, являются важной и неотъемлемой частью культурной памяти общества и человеческого наследия. Для нормального функционирования любой государственный аппарат и любая научная дисциплина должны иметь особый механизм, где текущая документация могла быть сохранена. В качестве научной дисциплины архивоведение возникло относительно недавно. Это произошло на стыке государственно-правовой практики и исторической науки, частью которых стало архивное дело. Архивные документы являются бесценным хранилищем информации о прошлом, для настоящего и будущего. Они занимаются сохранностью ответов на множество вопросов историков и современников.
Объект исследования – призывной пункт Военного комиссариата.
Предмет исследования – архивные документы.
Цель работы – исследовать основные формы и методы использования архивных документов в современных условиях.
Задачи:
- рассмотреть порядок организации работы архива учреждения;
- описать формы и методы использования архивных документов;
- рассмотреть характеристику организации;
- проанализировать организацию использования архивных документов;
- предложить совершенствование использования архивных документов в пределах архивов призывного пункта.
Методы исследования – анализ, обобщение полученной информации.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников.
 

Заключение:

В результате проделанной работы решены следующие задачи: рассмотрен порядок организации работы архива учреждения; описаны формы и методы использования архивных документов; рассмотрена характеристика организации; проанализирована организация использования архивных документов; предложено совершенствование использования архивных документов в пределах архивов призывного пункта.
Используя жизненный цикл записей, можно надлежащим образом определить, каким образом организация должна управлять и систематизировать свои документы, улучшить ли используемую систему или построить совершенно новую. Наличие системы электронного документооборота (СЭД) свидетельствует о внедрении технологий в бизнес организации. Для предприятий, в том числе и малого бизнеса, важны открытость и прозрачность хранящейся информации. Технология электронного документооборота, такая как СЭД, позволит сотрудникам предприятия открывать доступ ко всей оптимально расположенной информации в соответствии с их уровнями доступа пользователей. Эта система должна облегчить процесс передачи знаний от одного пользователя другому. Что, безусловно, повысит возможности сотрудничества между пользователями системы, улучшит работу персонала, поскольку работает с управлением информацией.
В случае, если сотрудники предприятия должны его покинуть, новые сотрудники могут легко отслеживать все необходимые документы и действия с ними через систему.
Гипотеза работы доказана - правильный документооборот в пределах архивов организации способствует эффективному развитию организации.
 

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Порядок организации работы архива учреждения

Архив организации - это комплекс мер по обеспечению временного хранения документов, которые уже не используются в повседневной деятельности компании, но имеют важное значение [6].
Архив является: структурным подразделением компании; системой, обеспечивающей длительную сохранность бумажных и электронных документов; комплексом мер по систематизации, хранению и дальнейшей передаче документов в госархивы. Архивное хранилище может быть создано в подразделении, отвечающем за организацию документооборота в компании, либо выделено в отдельную структурную единицу - архив.
В небольших фирмах формирование и функционирование архива может быть возложено на секретаря, кадровика или бухгалтера. Начиная с бизнеса среднего размера целесообразно вводить в штатное расписание отдельных сотрудников, которые будут заниматься только архивом. Крупные компании, с разветвленной структурой и большим количеством бизнес-направлений, могут выделять архив в отдельные подразделения. Конкретные решения по организации архивов необходимо принимать исходя из объема документооборота.
При организации архивного хранения документации необходимо руководствоваться правилами, утвержденными Минкультом еще в 2015 году (Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»). В первую очередь, архив необходимо